Fax-Service für Mitarbeiter/innen und Organisationseinheiten


Auch wenn Fax-Services als Übertragungstechnologie im Internetzeitalter stark an Bedeutung verloren haben, sind Faxnachrichten nach wie vor neben elektronisch signierten Dokumenten die einzige Möglichkeit, aus juristischer Sicht gültig unterfertigte Dokumente elektronisch zu übertragen. Daher wird Fax als Medium in manchen Bereichen der BOKU auch im VoIP-Zeitalter noch dringend benötigt.

Fax-Service - für ankommende Faxnachrichten

Funktionsbeschreibung

Für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist es möglich, Faxnachrichten an die eigene Durchwahl zu empfangen, indem die zusätzliche Kennziffer 29 vor die eigene Durchwahl gestellt wird.

  • Persönliche Fax-Durchwahl ist 29 + Durchwahl (Beispiel: für die Durchwahl 12345 wäre das: "29 12345") 
  • Rufnummer der persönliche Fax-Box für nationale/internationale Übertragung: +43 1 47654 - 29 xxxxx

Die eingehenden Faxnachrichten werden über das BOKU-Mailsystem (GroupWise) zugestellt:

  • Absender des E-Mails ist: "Fax2Mail@boku.ac.at"
  • Im Betreff ist die Rufnummer des Absenders "Neue Faxnachricht von: 00147654xxxxx" zu erkennen.
    Wobei in diesem Beispiel die erste "0" die eigene Amtsbelegung, "01" die Vorwahl für Wien und "47654" die BOKU-Rufnummer" darstellt.
    Wird BOKUintern gefaxt wird nur die Klappe des sendenden Faxgerätes angezeigt.
  • Den Fax-Inhalt selbst finden Sie als Grafikdatei im TIFF-Dateiformat (Tagged Image File Format)
    im Anhang des Mails
    .
    (Hinweis: Auf Android-Geräten benötigen Sie eventuell eine zusätzliche App zum Anzeigen von TIFF-Dateien wie z.B. 'Multi TIFF Viewer'.)

ACHTUNG: Bitte antworten Sie nicht auf diese E-Mails, diese Antwortmails werden verworfen.

Datenquelle

Die zugrundeliegende Datenquelle ist die Telefon-Datenbank, die durch die Telefonvermittlung der BOKU (Facility Management) aktualisiert wird.
Sie erreichen die Vermittlung unter der Durchwahl 111 oder unter der E-Mail-Adresse: vermittlung@boku.ac.at

Zuordnung mehrerer Personen zu einer Durchwahl

Sind mehrere Personen einer Durchwahl zugeordnet, wird die Faxnachricht für jede Person extra in deren persönliche GroupWise-Box zugestellt. Beachten Sie das bitte, wenn Sie vertrauliche Nachrichten anfordern.

Zentrale Faxe für Organisationseinheiten

Auch für Departments, Institute und Serviceeinrichtungen ist es möglich, Faxnachrichten elektronisch zu empfangen.
Dabei sind folgende Varianten möglich:

  • 29 + Durchwahl
  • die für den Fax-Empfang vorgesehene Endnummer xxx09 auf elektronische Zustellung umstellen

Vorgehensweise

  1. Falls nicht schon ohnehin ein Sekretariats-Funktionsaccount vorhanden ist, erstellen die EDV-Verantwortlichen der jeweiligen Organisationseinheit einen Funktionsaccount, in dessen Mailbox die Faxe zugestellt werden sollen. Für den Zugriff auf die Faxnachrichten in diese Mailbox müssen von den EDV-Verantwortlichen natürlich entweder Weiterleitungen oder Vertretungszugriffe eingerichtet werden. Eine ausführliche Anleitung zur Verwaltung dieser gemeinsam genutzten Mailboxen finden Sie unter:
    Funktionsaccounts für die Arbeit in Teams

  2. Mit dem exakten Login-Namen dieses Funktionsaccounts (der die eindeutige ID darstellt) und der zugehörigen Rufnummer (offizielle Fax-Klappe xxx09), die diesem Funktionsaccount für den Faxempfang zugeordnet werden soll, wenden Sie sich bitte an die Vermittlung: vermittlung(at)boku.ac.at

  3. Sind noch weitere Fragen offen, dann wenden Sie sich an die ZID Hotline: hotline(at)boku.ac.at

Das Versenden von Faxnachrichten ist in Vorbereitung. Falls sie ein konventionelles Faxgerät zum Versenden von Faxnachrichten verwenden, bitten wir Sie, mit der Umstellung auf elektronischen Faxempfang zu warten, bis das Versenden ebenfalls implementiert ist.

Fax-Service - für abgehende Faxnachrichten

Das Versenden von Faxnachrichten ist in Vorbereitung.

Falls Sie derzeit ein konventionelles Faxgerät zum Versenden von Faxnachrichten verwenden, bitten wir Sie, mit der Umstellung auf elektronischen Faxempfang zu warten, bis das Versenden ebenfalls implementiert ist.