FAQ


Häufig gestellte Fragen

Wer darf/soll den Dienstreiseauftrag und die Dienstreiserechnung unterschreiben?

Dienstreiseauftrag und -rechnung müssen jeweils von der/dem direkten Dienstvorgesetzten per Unterschrift genehmigt werden. Da das Vier-Augen-Prinzip gilt, kann ein/e Projektleiter/in eigene Dienstreisen aus den Projektmitteln nicht selbst genehmigen. Hier bedarf es einer Unterschrift der/des jeweiligen Instituts- oder Departmentleiterin/Departmentleiters.


Wie werden Tagungs-, Kongress- oder Konferenzgebühren abgerechnet?

Für die Teilnahme an Tagungen, Kongressen oder Konferenzen besteht die Möglichkeit, eine Dienstfreistellung und einen Reisekostenzuschuss zu beantragen.

Bei Teilnahme an Tagungen, Kongressen oder Konferenzen im Rahmen einer Dienstreise, müssen die entsprechenden Rechnungen gemeinsam mit der Einladung bzw. dem Programm der Veranstaltung der Reiserechnung beigelegt werden. Inkludierte Verköstigungsanteile wie Galadiners oder Buffets werden vom Taggeld in Abzug gebracht.

Mussten die Tagungs-, Kongress- oder Konferenzgebühren bereits lange vor Durchführung der Reise extra und daher durch die Finanzabteilung bezahlt werden, ist eine Kopie der Rechnung mit einem Vermerk über den Verbleib des Originals und der erfolgten Bezahlung durch die Finanzabteilung der Reiserechnung anzufügen.


Müssen die Belege im Original vorgelegt werden?

Ja, alle Spesenbelege müssen sortiert, nummeriert und im Original der Dienstreiserechnung beigelegt werden. Alle Originalrechnungen verbleiben für den Fall einer Steuer- bzw. Sozialversicherungsprüfung im Personalmanagement.

Eigenbelege können nicht akzeptiert werden.

Beträge, die aus einer Rechnung nicht eindeutig hervorgehen bzw. nicht mit dem Rechnungsbetrag übereinstimmen, sind so darzustellen, dass sie für die Sachbearbeiterinnen des Personalmanagements eindeutig nachvollziehbar sind.

Bei Geltendmachung von Kosten für Flugtickets sind die Originalrechnung samt Zahlungsvermerk und das Flugticket der Reiserechnung anzuschließen bei Onlinetickets braucht es einen Vermerk über die Bezahlung mit Kreditkarte.
Fehlt dieser Vermerk, ist eine Kopie des Kontoauszuges über die Abbuchung der Flugkosten zu übermitteln.


Wie ist vorzugehen bei Sammelbelegen?

Das Einreichen von Sammelbelegen (z.B. Hotelrechnung für mehrere Personen) ist prinzipiell zu vermeiden.
Es ist darauf zu achten, dass pro Person eine Einzelrechnung vorgelegt wird. Gibt es nur eine Originalrechnung für mehrere Personen, so ist das Original einer Reiserechnung beizulegen und unter Hinweis auf den Verbleib des Originals Kopien bei den restlichen Abrechnungen anzuschließen, wobei eine Zahlungsbestätigung über den persönlichen Anteil vorzulegen ist.


Wie werden Arbeitsessen oder Supermarktrechnungen vergütet?

Verpflegungskosten werden prinzipiell nur über die pauschalierten Taggelder verrechnet. Restaurant- und Supermarktrechnungen können daher nicht eingereicht werden. Bei dienstlich notwendigen und begründeten Arbeitsessen mit universitätsfremden Personen muss der Spesenersatz gesondert mit namentlicher Nennung der eingeladenen Gäste in der Finanzabteilung eingereicht werden. Der eigene Essensanteil sowie der Anteil von Boku-Kolleg/innen muss dabei herausgerechnet werden.


Können Parktickets ersetzt werden?

Bei Fahrten mit dem Privat-PKW sind Parktickets im Kilometergeld enthalten. Bei Fahrten mit dem Boku-Fuhrpark ist in begründeten Fällen der Ersatz von Parktickets denkbar, z.B. bei flächendeckender Parkraumbewirtschaftung.


Dürfen Freie Dienstnehmer/innen Taggelder verrechnen?

Da Freie Dienstnehmer/innen weder an eine bestimmte Arbeitszeit noch an einen bestimmten Arbeitsort gebunden sind, widerspricht die Anordnung von Dienstreisen der Natur des Dienstverhältnisses.
Wenn sich in begründeten Fällen die Notwendigkeit einer Dienstreise ergibt, muss die Möglichkeit für Dienstreisen im Freien Dienstvertrag vereinbart werden. Eine Abrechnung erfolgt dann wie bei allen anderen Dienstnehmer/innen.


Können Lehrbeauftragte und Tutor/innen zu Dienstreisen beauftragt werden?

Lehrbeauftragte und Tutor/innen der Boku können nur in dringend notwendigen Fällen und ausschließlich im Rahmen von Exkursionen, wo mit einem erheblichen Mehraufwand für das Lehrpersonal gerechnet werden muss, mit einer Dienstreise beauftragt werden.

Ein solcher Dienstreiseauftrag bzw. die -abrechnung sind vom Zentrum für Lehre zu genehmigen bzw. freizugeben.


Kann im Rahmen von Dienstreisen die ÖBB Vorteilscard refundiert werden?

Ja. Für die Refundierung aus globalen Mitteln senden Sie bitte folgende Unterlagen an H171/Dienstreisen, z.H. Frau Doris Zecelits (doris.zecelits(at)boku.ac.at)

  • Kopie der VorteilsCard (Gültigkeitszeitraum) und des Zahlungsnachweises
  • Angabe der Kostenstelle bzw. der Innenauftragsnummer
  • Auflistung der getätigten Dienstreisen per Bahn im Gültigkeitszeitraum und die daraus resultierende Kosteneinsparung (Kosten für die VorteilsCard inkl.)

Fallen durch die Verwendung der VorteilsCard insgesamt geringere Fahrtkosten für Dienstreisen an, werden die Kosten der ÖBB-Vorteilscard mit der nächsten einlangenden Dienstreiserechnung steuerfrei ersetzt.


Die EU schreibt für bestimmte Projekte eigene Reisekostensätze vor. Wie ist hier vorzugehen?

Dienstreiseauftrag und -rechnung sind wie üblich auszufüllen und mit den Originalbelegen an das Personalmanagement zu übermitteln. Am Formular für die Reiseabrechnung müssen die EU-Reisesätze gesondert angemerkt werden. Die entsprechenden Projektrichtlinien müssen beigelegt werden und die Innenauftragsnummer für das EU-Projekt angeführt werden. Etwaige über die Bestimmungen der RGV hinausgehende Vergütungen werden steuerpflichtig ausbezahlt.


Wann liegt eine Dienstreise vor und wann eine Freistellung?

Dienstreise:

  • ausdrücklicher Auftrag der/des Dienstgeberin/Dienstgebers liegt vor
  • Dienstreiseauftrag (Formular) muss vor Antritt der Reise ausgestellt sowie bestätigt (= unterschrieben) werden (Versicherung der/des Dienstnehmerin/Dienstnehmers!) und wird der Reiseabrechnung beigelegt.
  • Anspruch auf Vergütung der RGV entsteht (insbesondere Tages- und Nächtigungspauschalen)
  • Klassische Fälle: Besuch an Partner/innen/unis, Projekttreffen, Workshops, Konferenzen im Auftrag Dienstgeber/in

Freistellung mit Bezüge:

  • Kein ausdrücklicher Auftrag der/des Dienstgeberin/Dienstgebers, aber auch dezidiert Interesse der/des Dienstgeberin/Dienstgebers vorhanden (Bsp. Stärken des wiss. Netzwerkes, Entstehen gemeinsamer Forschungsprojekte)
  • Spesenersatz (Vorlage von Rechnungen, z.B. Flugticket, keine Pauschalbeträge durch Reisekostenzuschuss im Nachhinein möglich)
  • Klassischer Fall: mehrwöchiger oder -monatiger Gastaufenthalt an Partner/innen/universitäten

Freistellung ohne Bezüge:

  • Reise, Gastaufenthalt liegt eher im Interesse der/des Dienstnehmerin/Dienstnehmers
  • Dienstnehmer/in bekommt externe Vergütung (Bsp. Gastprofessor/inn/engehalt) oder Stipendium (Bsp. über Mobilitätsprogramme)

Dienstfreistellungen werden nach Antrag und unter Stellungnahme der/des Vorgesetzten bzw. Departmentleiterin/Departmentleiters vom Rektorat erteilt. Dienstreiseaufträge erteilt die/der direkte Vorgesetzte.


Was ist die AirPlus Air Travel Card?

Mit der AirPlus Air Travel Card können ausschließlich Flüge gebucht werden.
Eine Flugbuchung ist nur in Verbindung mit einer Dienstreise und einer Reisekostenabrechnung möglich.

Bei folgenden Reisebüros können Flugtickets gebucht werden:

ALDA Reisebüro GmbH
Herr Rudolf MUSIL
Tel.: 01/402 1626-14
Fax: 01/408 3515
E-Mail: r.musil(at)alda.at

VERKEHRSBÜRO Business Travel
Tel.: 01/588 00-260
Fax: 01/588 00-218
E-Mail: btcvie1(at)verkehrsbuero.at

Sofort nach erfolgter Buchung ist dem Personalmanagement das Original der ALDA- bzw. Verkehrsbüro-Rechnung inkl. SAP-Stempel, Innenauftrag oder Kostenstelle sowie Unterschrift des/der Zeichnungsberechtigten zu übermitteln.