Voicebox-Service für Mitarbeiter/innen und Organisationseinheiten


Das Voicebox-Service entspricht einem elektronischen Anrufbeantworter, wobei Sprachnachrichten als E-Mail-Anhang zugestellt werden. Das hat den Vorteil, dass Sie nicht am Arbeitsplatz sein müssen, um Ihre Sprachnachrichten abzuhören, sondern dies von jedem beliebigen Ort aus tun können.

Es sind sowohl persönliche Voiceboxen als auch Voiceboxen für Organisationseinheiten möglich. Auch der Sonderfall einer Voicebox, die nur einen Ansagetext enthält und keine Sprachnachrichten erlaubt, ist möglich.
In jedem Fall ist für die Nutzung dieses Services eine Einrichtung erforderlich, bitte wenden Sie sich im Bedarfsfall an die ZID Hotline: hotline@boku.ac.at

Die eingehenden Sprachnachrichten werden über das BOKU-Mailsystem (GroupWise) zugestellt:

  • Absender des E-Mails ist: "VoiceMail@boku.ac.at"
  • Im Betreff ist die Rufnummer des Absenders "Voicemail message from: 00147654xxxxx" zu erkennen.
    Wobei in diesem Beispiel die erste "0" die eigene Amtsbelegung, "01" die Vorwahl für Wien und "47654" die BOKU-Rufnummer" darstellt.
  • Die Sprachnachricht finden Sie als WAV-Datei im Anhang des Mails.

ACHTUNG: Bitte antworten Sie nicht auf diese E-Mails, diese Antwortmails werden verworfen.

Persönliche Voiceboxen

Aktivierung der persönlichen Sprachbox

  • Das Einschalten erfolgt durch Eingabe von *21*28# am Telefonapparat, oder mittels Zieltaste.
    Beispiel für die Klappe 12345 wäre:  *21*28#
  • Das Ausschalten erfolgt durch Eingabe von #21# am Telefonapparat, oder mittels Funktionstaste "Umleitung".
  • Ausserdem gibt es auch die Möglichkeit einer automatischen Umleitung nach Zeit (z.B. 4x Läuten) und/oder bei besetzt.
    Wenn Sie das eingerichtet haben wollen, wenden Sie sich bitte an die ZID Hotline: hotline(at)boku.ac.at

Zuordnung mehrerer Personen

Sind mehrere Personen einer Durchwahl zugeordnet, wird die Sprachnachricht für jede Person extra in deren persönliche GroupWise-Box zugestellt. Beachten Sie bitte, dass somit unter Umständen vertrauliche  Nachrichten an mehrere Personen verteilt werden.
Die zugrundeliegende Datenquelle ist die Telefon-Datenbank, die durch die Telefonvermittlung der BOKU (Facility Management) aktualisiert wird. Sie erreichen die Vermittlung unter der Durchwahl 111 oder unter der E-Mail-Adresse: vermittlung@boku.ac.at

Zentrale Voiceboxen für Organisationseinheiten

Vorgehensweise

  1. Falls nicht schon ohnehin ein Sekretariats-Funktionsaccount vorhanden ist, erstellen die EDV-Verantwortlichen der jeweiligen Organisationseinheit einen Funktionsaccount, in dessen Mailbox die Sprachnachrichten zugestellt werden sollen. Für den Zugriff auf die Sprachnachrichten in diese Mailbox müssen von den EDV-Verantwortlichen natürlich entweder Weiterleitungen oder Vertretungszugriffe eingerichtet werden. Eine ausführliche Anleitung zur Verwaltung dieser gemeinsam genutzten Mailboxen finden Sie unter:
    Funktionsaccounts für die Arbeit in Teams

  2. Mit dem exakten Login-Namen dieses Funktionsaccounts (der die eindeutige ID darstellt) und der zugehörigen Rufnummer, die diesem Funktionsaccount für den Empfang der Sprachnachrichten zugeordnet werden soll, wenden Sie sich bitte an die ZID Hotline: hotline(at)boku.ac.at

Einschalten der Gruppen-Voicebox erfolgt durch Eingabe von *21*28+Klappe# vom jeweiligen, umzuleitenden Telefonapparat, , oder mittels Zieltaste.
Beispiel für die Durchwahl 12345 wäre das:  *21*2812345#

Ausschalten der Gruppen-Voicebox erfolgt durch Eingabe von #21#, oder mittels Funktionstaste "Umleitung".