Meetings planen


Sie können Zeit sparen, indem Sie nicht jede Person individuell verständigen, sondern Termine und Versammlungen elektronisch planen und ansetzen. Außerdem können Sie unter Nutzung der Gruppenplanung feststellen, ob einzelne Teilnehmer überhaupt Zeit an einem Termin haben und ob Räume und andere Ressourcen verfügbar sind, bevor Sie die Termine aussenden.

Um einen Termin für eine Gruppe von Teilnehmern zu planen, gibt es die Möglichkeit der Terminzeitensuche (Busy Search). Öffnen Sie Werkzeuge (Tools) -> Terminzeitensuche (Busy Search) - im darauffolgenden Dialogfenster können Sie die BenutzerInnen auszuwählen welche Sie zur Ihrem Termin einladen möchten. Bei der Eingabe werden Sie von der Namensvervollständigung unterstützt. Danach geben Sie das erstmögliche Datum ein und eine Zeitspanne in der nach freien Terminen gesucht werden soll. Im darauf folgenden Fenster werden die gewünschten BenutzerInnen und ihre Verfügbarkeit aufgelistet. Bei BenutzerInnen, die ein Informationssymbol neben dem Namen stehen haben, besteht mindestens eine Leseberechtigung. Dadurch können diese Termine für Sie detaillierter eingesehen werden. Alle anderen Termine (privat oder nicht freigegeben) sind ohne Informationen als blockierter Bereich dargestellt.

Die Legende im unteren Teil des Fensters des Terminzeiten - Dialogs zeigt die Bedeutung der verschiedenen Muster auf dem Gitter. Die Reihe zur Rechten der BenutzerInnen stellt den Zeitplan für die jeweiligen BenutzerInnen dar.

Um die erste bei allen BenutzerInnen verfügbare Terminzeit auszuwählen, klicken Sie auf Auto-Select. Sollte der erste Vorschlag nicht gewünscht sein, können Sie mit Auto-Select weitere Zeiten auswählen. Sie können aber auch einen gewünschten Zeitabschnitt direkt anklicken.

Sobald sie eine passende Zeit gefunden haben, klicken Sie auf OK, woraufhin sich eine neue Terminnachricht öffnet.