Arbeiten mit Terminen


Überblick

Es gibt verschiedene Möglichkeiten den GroupWise Kalender zu verwenden. Neben dem Hauptkalender ist es möglich zusätzliche Subkalender zu erstellen. Diese können dadurch thematisch sortiert, oder nur Teile davon freigegeben werden.

Neben Mails und Kontakten sind für viele Leute Terminplaner aus dem täglichen Leben nicht mehr wegzudenken.

Hier ist das Führen eines simplen Terminplans bereits zu wenig, und Kalender werden bereits in Subkalender verwaltet, um unterschiedliche Themenbereiche abzudecken. Innerhalb von GroupWise können Termine dadurch mit anderen abgestimmt werden (Terminplanung), aber auch betrachtet werden, sofern diese freigegeben sind. Trotzdem ist das oft zu wenig, da auch die Möglichkeit Termine zu Veröffentlichen bzw Termine von externen Partnern einzupflegen, benötigt wird.

Grundsätze der gemeinsamen Terminverwaltung

Grundsätzlich kann man nach dem Motto "Jeder macht in seinem Kalender was er will". Oft ist es aber dennoch wichtig bestimmte Spielregeln festzulegen, vor allem, wenn man gemeinsam an Projektkalendern arbeitet, beziehungsweise Termine mit anderen koordiniert.

  • Neue Termine sollten unverzüglich ergänzt werden.
  • Etwaige "Offline"-Kalender sollten vermieden werden.

Vor- und Nachteile

Vorteile:

  • Termine sind immer verfügbar (Kalender im Client, über Webbrowser, mit Mobilen Devices usw)
  • Terminkoordination muss nicht mittels externer Tools übernommen werden, und ist auch ausserhalb von JourFixes möglich
  • Überraschungen, wie Urlaube oder Abwesenheiten von Mitarbeitern, können minimiert werden
  • Persönliche Termine können soweit ausgeblendet werden, dass nur der Zeitraum blockiert ist

Nachteile:

  • Änderung der Gewohnheit -> Termine müssen eingetragen werden.

Verfassen von Terminen

Grundsätzlich gibt es zwei Terminarten:

  • Empfängerloser Termin (Posted Appointment)
    Diese sind direkt in den Kalender eingepflegte Informationen, die nur in den eigenen Kalender eingetragen werden können. Hier erfolgt keine Abfrage über Akzeptieren oder Ablehnen.
  • Besprechung (Meeting)
    Diese sind wie der Name bereits sagt ideal, wenn man nicht nur sich selber sondern gleich mehreren Personen einen Termin schicken möchte.

Um einen Termin anzulegen, wählen Sie unter Datei (File) > Neu (New) > Termin (Appointment) oder das Tastaturkürzel <Strg><Shift><Alt>.

Das Termin-Fenster ist ähnlich dem E-Mail-Fenster aufgebaut, mit der Ergänzung der Eingabe von Ort und Zeit des Termins. Nach Vervollständigung der Daten ist es mittels Senden (Send) bzw Aufgeben (Post) möglich, den Termin in den Kalender einzutragen.


Betrachten von Terminen

Jeder Termin ist vom Empfänger zu akzeptieren oder abzulehnen. Bis zu diesem Zeitpunkt finden Sie die Termine sowohl in der Mailbox, als auch im Kalender, dort aber kursiv dargestellt. Nach Akzeptieren oder Ablehnen werden die Termine im Kalender in Normalschrift dargestellt bzw aus der Mailbox entfernt. Als Anzeige erhält man immer das Subject des Termins mit dem Ort in Klammern. Sollten genauere Informationen über den Termin gesucht sein, müssen Sie den Termin mittels Doppelklick darauf öffnen.

Tip: Es ist auch möglich, den Termin im Quickviewer zu betrachten, dafür müssen Sie den Termin nur anklicken.