Arbeiten mit E-Mail


Arbeiten mit E-Mail

E-Mail ist in den letzten Jahrzehnten zu einer Grundlage der schriftlichen Kommunikation geworden. Neben der Konversation wird das Medium mittlerweile sehr rege für den schnellen Austausch von Informationen und verschiedensten Dokumenten (in Form von Attachments) genutzt.

Die einfachste Art in GroupWise eine E-Mail zu lesen ist durch das direkte Öffnen (Doppelklick). Aber schon hier gibt es mit der Blitzvorschau (Quickviewer) einen Lesemodus, der es uns erlaubt auch Attachments in bestimmten Ausmass ohne die jeweilige Applikation zu öffnen.

Auch die Rechtschreibung in verschiedenen Sprachen oder das Senden mit weiteren Mailadressen ist heutzutage nicht mehr wegzudenken.

Verfassen einer E-Mail

Grundsätzlich unterscheidet sich der Einsatz von E-Mail unter GroupWise in keinster Weise von herkömmlichen Mailprogrammen. Trotzdem erläutern wir hier kurz das Standardprozedere. Mittels Datei (File) > Neu (New) > Nachricht (Mail) beziehungsweise mit der Tastenkombination Strg+M wird ein neues Fenster geöffnet. Dort werden die Informationen eingetragen.

  • Zur Adressierung stehen 3 Felder zur Verfügung. Das To-, CC- sowie das BC-Feld. In das TO-Feld kommt jene Adresse an die diese Nachricht gerichtet ist. In einigen Fällen ist man das auch selber. Das CC-Feld (Carbon Copy) sorgt dafür dass an jene Empfänger eine Kopie der Nachricht übermittelt wird, und dies alle Adressaten sehen können. In bestimmten Fällen, wenn man an mehrere Unabhängige Personen gleiche Nachrichten schickt, ist es vorteilhaft diese im BC-Feld (Blind Carbon Copy) einzutragen. Das Eintragen selbst wird durch das GroupWise Adressbuch unterstützt. Neben dem standardmäßigen Eintragen von Mailadressen gibt es auch die Möglichkeit der Namensvervollständigung sowie der Zugriff auf den Adressbuchselektor.
  • In die Zeile Betreff (Subject) können Sie eine kurze treffende Überschrift zu Ihrer Nachricht eintragen. Dies erlaubt es den Empfängern der Nachricht bereits vor dem Öffnen in der Ordnerliste zu erkennen, um was es in der Mitteilung geht. Achten Sie dabei aber auf eine kurze "Inhaltsangabe".
  • Hier wird der eigentliche Text der Nachricht verfasst. (2 Arten von E-Mails: HTML und Text)
  • Mittels des Buttons Eine Datei beifügen (Attach) können optional Dokumente an das Mail angehängt werden. Diese werden als Symbole im unteren Fenster dann dargestellt.
    Tipp: Größere Attachments (größer als 7MB) sollten nicht via e-Mail verschickt werden, sondern zB auf einem speziellen Bereich zum Download zur Verfügung gestellt werden, und nur der Link per Mail verschickt werden. Siehe dazu Möglichkeiten des Datentranfers.

Um die Nachricht zu senden, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche gleichen Namens.

Beantworten einer E-Mail

Indem Sie den Button Antwort (Reply) bzw Antwort an alle (Reply to all) benutzen, können Sie dem Absender oder allen Empfängern einer Nachricht antworten.

Die Möglichkeit Antwort (Reply) schickt ausschließlich der Person, die Ihnen die Mitteilung schickte, eine Antwort. Dagegen erhalten mit der Option Antwort an alle (Reply to all) alle Empfänger der Nachricht eine Antwort.

Weiterleiten einer E-Mail

Mittels des Buttons Weiterleiten (Forward) besteht die Möglichkeit eine Nachricht im Text vor dem Weiterleiten noch zu bearbeiten. Auch Attachments werden als Attachments angehängt.

Im Gegensatz dazu gibt es die Funktion Als Anhang weiterleiten (Forward as Attachment). Hier wird die originale Nachricht als Attachment verpackt. Diese wird hiermit unverändert weitergeleitet. Sollten Sie das Textfeld, sowie das Betreff freilassen, wird das Mail leere Mail weggeworfen und nur das Attachment an den Empfänger versandt. Dies wird oft auch Bouncen genannt.