Welchen Stellenwert nehmen Mailing-Listen innerhalb der IT-Unterstützung für das BOKU-Informationsmanagement ein, wo liegt der Nutzen und wo liegen die Grenzen?

• Informations-Anbieter/innen wollen alle möglichen Interessenten erreichen, also möglichst viele.
• Informations-Empfänger/innen wollen nur die Informationen erhalten, für die sie sich wirklich interessieren, also möglichst wenige.

Die Lösung liegt in der Schaffung von Verteilerlisten (Mailing-Listen, Newsletter, Distributionen) für die jeweils am besten passenden Zielgruppen, mit geeigneten Regeln für das Versenden von Informationen an diese Verteilerlisten.

Ein Beispiel:

• Wenn es zum Beispiel für einen TYPO3-Kurs des ZID eine Woche vorher noch ein paar freie Plätze gibt, dann wäre es nicht sinnvoll, diese Information an alle Mitarbeiter/innen und Studierenden der BOKU zu senden, - das wären mehrere Tausende Personen, und für die meisten von ihnen wäre diese Information völlig uninteressant und nutzlos.
• Wesentlich sinnvoller und wirkungsvoller ist es, diese Information an eine Verteilerliste zu senden, die nur Personen umfasst, die sich für TYPO3 und andere Content Management Systeme interessieren - also genau gezielt an die richtige Zielgruppe.

• Web-Pages sínd eine passive Information, d.h. sie muss vom Empfänger abgeholt ("angeklickt") werden. Dafür bietet der ZID die folgenden Services an:
• Webseiten (CMS)
• Topstories
• Veranstaltungskalender
• E-Mail ist eine aktive Information, d.h. sie wird zum Empfänger gebracht , in seine Mailbox zugestellt.

Heikel dabei ist das Problem der Informationsflut (Mail-Überflutung, Spamming) bei gleichzeitigem Informationsmangel (weil nicht alles gelesen wird). Außerdem müssen rechtliche Bestimmungen eingehalten werden, z.B. Massensendungen mit Zustimmung (opt-in) oder Abmeldemöglichkeit (opt-out) des Empfängers.

Lösungsansätze:

• Vermeidung unnötiger Information (Personalisierung, genaue Zielgruppeneinteilung, Schreibkultur)
• genaues, rechtskonformes Procedere
• Spamfilterung - Mails, die von den Filterprogrammen als Spam klassifiziert werden, werden bereits serverseitig gelöscht.

Der ZID betreibt für diese Zwecke ein System von Verteilerlisten (Mailing-Listen, Newsletter, Distributionen) mit Hilfe eines so genannten Listservers.