Auf Grund der einschlägigen Gesetze und Dienstanweisungen dürfen Massensendungen an BOKU-Angehörige nur mit den hier beschriebenen Möglichkeiten und Vorgangsweisen und nicht auf anderen Wegen erfolgen.

Folgende Grundregeln kommen beim Versand vom Mails an größere Personengruppen mit fixem Empfängerkreis (z.B. alle Mitarbeiter, alle Studierenden) zur Anwendung:

(1) Je größer der Empfängerkreis, umso restriktiver der Versand.

(2) Jede BOKU-Einrichtung kann auf Wunsch direkt an die von ihr vertretene(n) Personengruppe(n) senden.

(3) Der Versand zur Erfüllung gesetzlicher Rahmenbedingungen erfolgt ohne weitere Freigabe.

(4) In Notfallsituationen erfolgt der Versand ohne weitere Freigabe nach Prüfung der Plausibilität.

(5) Bei begründetem Bedarf in Fällen, die nicht von den Punkten (1) bis (4) abgedeckt werden, erfolgt der Versand an zentrale Listen nach Ermessen der Listenmoderatorin bzw. des Listenmoderators (delegiert vom Rektorat); nicht eindeutig erscheinende Fälle werden an das Rektorat zur Entscheidungsfindung weitergeleitet.

Bei technischen Fehlern in der Mail (Tippfehler, falsche Zeichenkodierung, falsche Zeilenumbrüche, fehlerhafte Links oder Attachments, falsche Mailadressen und der gleichen) kann es vorkommen, dass die fehlerhafte Mail von der Moderator/in gelöscht ("reject") und eine neue, korrigierte Version der Mail ausgesendet ("distribute") wird. Dies erfolgt, entweder sofort oder nach Rücksprache mit der Absender/in der Mail. 

Dadurch kann es passieren, dass die Absender/in der Mail eine oder mehrere Reject-Informationen für die falschen Versionen der Mail erhält, bevor die richtige Version der Mail tatsächlich ausgesendet wird.

Aus der Moderationstätigkeit ergibt sich kein Anspruch auf eine Prüfung oder Korrektur von zum Versand übermittelten Mails.

Für die Aussendung von den wahlwerbenden Gruppen an alle Studierenden der BOKU im Zusammenhang mit ÖH-Wahlen wurde eine eigene Verteilerliste angelegt, die ausschließlich für den Zeitraum der Wahl gültig ist. Die Adresse dieser Verteilerlsite ist students-oeh-wahl@list.boku.ac.at

Mails aus dieser Liste werden für die Studierenden bereits im Subject als Wahlinformation erkennbar und können so bei einer etwaigen Überflutung von den Studierenden einfach ausgefiltert werden. Die Markierung im Subject lautet [students-oeh-wahl]

Die Moderator/inn/en dieser Liste werden dem ZID gegenüber vom ÖH-Vorsitz nominiert. Diese Nominierung wird vom ÖH-Vorsitz im Rahmen seiner gesetzlichen Rechte ausgeübt. Als Moderator/inn/en sind max. 2 physische Personen pro wahlwerbender Gruppe zugelassen, die dem ZID gegenüber mit echten Maildressen zu melden sind, die unmittelbare Rückschlüsse auf die versendende Person zulassen (keine Serviceadressen oder Aliase etc.).

Der Zeitraum der Wahl ist vom Ende der Einreichfrist für Wahlvorschläge und Kandidaturen (§ 21 HSWO 2005) bis zur Verlautbarung des Wahlergebnisses (§ 56 HSWO 2005). Dies ist typisch von Ende April bis Ende Mai.

Die Verteilerliste wird nach dem Ende der Einreichfirst durch den ÖH-Vorsitz mit einer Informationsmail eröffnet, welche die Wahlzeiten bzw. Orte und die Namen der wahlwerbenden Gruppen enthält. Zudem werden die Studierenden über die Funktion und die Verwendungsrechte der Verteilerliste zur ÖH-Wahl informiert. Eine Nutzung der Verteilerliste vor dieser Eröffnungs-Mail ist nicht gestattet.

Nach der Wahl erhält der ZID vom ÖH-Vorsitz eine Verständigung, worauf alle Moderator/inn/en vom ZID aus der Liste genommen werden. Die Liste bleibt damit "ruhend" bis zur nächsten Wahl.

Den im ÖH-Vorsitz vertretenen wahlwerbenden Gruppen ist es strikt untersagt, wahlkampfbezogene Information über die Servicelisten der ÖH (students-oeh@list.boku.ac.at etc.) zu versenden oder zu moderieren. Die Nutzung dieser Listen dient ausschließlich zur Wahrnehmung der Informationspflichten im Zuge der fraktionsunabhängigen ÖH-Tätigkeit.

Die Moderator/inn/en der Liste students-oeh-wahl@list.boku.ac.at dürfen nur Mails der jeweils eigenen wahlwerbenden Gruppe moderieren.

Alle Aussendungen sind gendergerecht zu formulieren. Die Anzahl der Aussendungen durch die wahlwerbenden Gruppen ist in einem vertretbaren Ausmaß zu halten.

Jeder nachweisliche und dem ZID gemeldete Missbrauch der angeboten Infrastruktur kann zum Entzug des Zugriffs führen.