Wenn eine Mailing-Liste moderiert ist, werden Mails von "normalen" Absender/innen nicht sofort an die Mailing-Liste gesendet, sondern erst nach Zustimmung bzw. Bestätigung einer Moderatorin bzw. eines Moderators.

Bitte beachten Sie dabei die Regeln zur Benutzung und Moderation der Mailing-Listen an der BOKU.

Hier folgen technische Anleitungen zu den einzelnen Schritten:

• Benachrichtigung, dass eine Mail bestätigt werden muss.
• Bestätigung der Mail (Absenden an alle Mitglieder der Verteilerliste).
• Zurückweisung der Mail (mit oder ohne Information an die Absender/in).

Wenn jemand eine Mail an eine von Ihnen moderierte Mailing-Liste sendet, erhalten Sie vom List-Server sympa einen Hinweis in Ihrer Mailbox ("Freigabe einer Mail").

Eine Kopie der für die Aussendung vorgesehenen Mail wird als Attachment mitgeliefert; Sie sollen nun dieses Attachment ansehen und dann entscheiden, ob diese Mail an alle Mitglieder der Verteilerliste gesendet werden soll oder nicht.

Im Text-Body der Mail werden Ihnen zu diesem Zweck unter anderem zwei Mail-Befehle angeboten:

• einen für das Absenden der Mail mit distribute listenname mailnummer
• einen für das Ablehnen der Mail (inklusive Benachrichtigung der Absender/in) mit reject listenname mailnummer

Im einfachsten Fall klicken Sie auf den zutreffenden von diesen Mail-Links und senden die Mail ab.

• Wichtiger Hinweis: Es wird wahrscheinlich immer wieder passieren, dass nicht nur ernst gemeinte Mails an die Listenadresse gesendet werden (die Sie absenden oder ablehnen sollen), sondern auch Spams, Viren oder dumme Scherze. In diesen Fällen soll keiner der Moderator/innen etwas tun, also auch nicht ablehnen (weil die Benachrichtigung der Absender/in noch mehr Spams bewirken würde). Wenn eine Mail innerhalb von 2 Wochen weder abgesendet noch abgelehnt wird, dann wird sie nämlich automatisch stillschweigend gelöscht, also ohne Benachrichtigung der AbsenderIn.

Als gewissenhafte Moderator/in müssen Sie Ihre Mailbox regelmäßig nach solchen Benachrichtigungen durchsuchen und diese möglichst rasch bearbeiten bzw. im Fall Ihrer Verhinderung durch eine Stellvertreter/in bearbeiten lassen. Es ist aus diesem Grund üblich und empfehlenswert, nicht nur eine, sondern mehrere Personen als Moderator/innen einer Mailing-Liste einzusetzen.

• Hinweis: Die Benachrichtigungen gehen immer an alle Moderator/innen. Natürlich braucht nur eine der Moderator/innen die Mail absenden oder ablehenen. Falls irrtümlich eine zweite Moderator/in es danach auch tut, passiert gar nichts, nur die erste Moderation wird ausgeführt.

Je nachdem wie die Verteilerliste eingerichtet wurde, kann es sein, dass Mails, die von einer Moderator/in abgesendet wurden, entweder sofort an alle Listenmitglieder verteilt werden oder dass auch bei diesen Mails zunächst nur die Moderator/innen benachrichtigt werden und dann entweder die ursprüngliche Absender/in selbst oder eine andere Moderator/in ("4-Augen-Prinzip") die Mail noch einmal kontrolliert und dann endgültig absendet oder ablehnt.

Wenn Sie den Befehl

• distribute listenname mailnummer

an den List-Server sympa senden, wird diese Mail an alle Mitglieder der Verteilerliste versendet.

Wenn Sie den Befehl

• reject listenname mailnummer

an den List-Server sympa senden, wird die Mail nicht an die Verteilerliste gesendet, sondern am List-Server gelöscht, und die Absender/in erhält einen kurzen Hinweis, dass ihre Mail von der Moderator/in abgelehnt wurde.

Im Fall einer seriösen Absender/in kann es eventuell sinnvoll sein, dass Sie der Absender/in zusätzlich in einer persönlichen Mail mitteilen, warum Sie ihren Beitrag abgelehnt und nicht an die Liste verteilt haben. Zu diesem Zweck finden Sie die Mail-Adresse der Absender/in in der Benachrichtigung bzw. in deren Attachment.

Wenn Sie das nicht für nötig halten sowie im Fall von Missbrauch durch Spammer, Viren oder dumme Scherze lehnen Sie die Mail stillschweigend ab, indem Sie als Moderator/in gar nicht reagieren, also kein reject absenden. Die Mail wird dann nach 2 Wochen automatisch stillschweigend gelöscht, ohne Benachrichtigung der Absender/in.

• Wir empfehlen Ihnen, neue Mails nicht sofort zu moderieren, sondern eine angemessene Zeit lang (mindestens eine Stunde, maximal einen Tag) zu warten. Es passiert nämlich immer wieder, dass die Absender/in der Mail nach dem Absenden noch einen Fehler bemerkt und dann eine zweite, verbesserte Version der Mail aussendet und um ein REJECT auf die erste, fehlerhafte Version bittet.
• Der Listserver ist (derzeit) so eingerichtet, dass die Absender/in der Mail eine Benachrichtigung bekommt, wenn die Moderator/in die Mail mit REJECT ablehnt, aber keine Benachrichtigung, wenn die Moderator/in die Mail "normal" mit SUBMIT absendet. Falls die Absender/in nicht selbst zur Zielgruppe der Mail gehört, erfährt sie unter Umständen nicht, ob und wann die Mail von der Modertor/in tatsächlich ausgesendet wird.
• Die Moderator/in erhält in beiden Fällen (bei SUBMIT und bei REJECT) eine Bestätigung vom Listserver.
• Wenn Sie als Moderator/in auf den Mailto-Link für SUBMIT oder REJECT klicken und diese Mail absenden, achten Sie bitte darauf, ob Sie vom Listserver eine Bestätigung, dass die Mail ausgesendet bzw. abgelehnt wurde, oder eine Fehlermeldung erhalten. Im Fall einer Fehlermeldung müssen Sie das SUBMIT oder REJECT nochmals durchführen und dabei genau darauf achten, dass die Mail, die Sie absenden, richtig ist. Bei den gängigen Mail-Clients wie z.B Groupwise funktioniert das Absenden über den Mailto-Link in der Regel richtig, aber bei anderen Mail-Clients (z.B. auf Mobil-Telefonen) wurden schon ab und zu Fehler beim automatischen Generieren der Mail beobachtet. Löschen Sie die Moderations-Mail daher erst, nachdem Sie die Bestätigung über die erfolgreiche Durchführung erhalten haben.