Mailinglisten ermöglichen es, E-Mails an bestimmte definierte Gruppen zu senden. Wenn eine E-Mail an die Adresse einer Mailing-Liste gesendet wird, erhält jedes Mitglied der Liste eine Kopie dieser Mail in seiner Mailbox.

• Beispiele für allgemeine Verteiler-Listen wären etwa alle BOKU-Mitarbeiter/innen, alle wissenschaftlichen Mitarbeiter/innen, alle Mitarbeiter/innen eines Departments, alle Sekretariate, alle BOKU-Studierenden, alle Studierenden einer Studienrichtung.
• Beispiele für spezielle Verteilerlisten wären etwa alle EDV-Verantwortlichen, alle TYPO3-Anwender/innen, alle Mitglieder eines Projekt-Teams, alle Interessent/innen an einem bestimmten Thema.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten für Mailinglisten mit unterschiedlichen Eigenschaften und weitreichenden Steuermöglichkeiten.

• Jede Liste hat eine/n so genannte/n List-Owner (Administrator/in, Betreiber/in), das ist meistens eine dafür geschulter ZID-Mitarbeiter/in mit entsprechenden Rechten am Listserver.
• Listen können eine Moderator/in haben, die steuert, welche Mails versandt werden. Andernfalls kann jedes Listenmitglied Mails an die Mailingliste versenden.
• Es gibt auch völlig freie Listen, d.h. jede/r kann Mails an diese Liste schicken, die auch sofort zugestellt werden. Aufgrund der hohen Belastung durch die Mailflut und des starken Spam Aufkommens werden freie Listen mittlerweile immer seltener verwendet.

Welche Verteilerlisten eingerichtet werden, welche Eigenschaften sie haben, welche Personen direkt (sofort) und/oder über eine Moderator/in E-Mails an diese Verteilerliste senden dürfen und wer die Aufgabe der Moderator/in übernimmt, wird jeweils von der für diesen Bereich verantwortlichen Führungsperson entschieden: Für die BOKU-weiten Verteilerlisten von der Universitätsleitung, für Verteilerlisten innerhalb einer Organisationseinheit oder einer Projektgruppe von der Leiter/in des jeweiligen Departments, Instituts oder Projekts.

Für die Mitgliedschaft (welche Personen erhalten die Informationen) gibt es mehrere Möglichkeiten, die dann entsprechend kombiniert werden können:

• opt-in = Die Teilnehmer/innen müssen sich anmelden, damit sie die Informationen erhalten (subscribe) und können sich auch wieder abmelden (unsubscribe).
• opt-out = Die Teilnehmer/innen werden zu Beginn festgelegt, können sich aber auf Wunsch abmelden (unsubscribe).
• automatisch = Die Teilnehmerliste wird anhand der Accounting-Datenbank automatisch korrigiert, wenn Teilnehmer/innen aus der BOKU ausscheiden oder neu an die BOKU kommen oder wenn sich ihre Funktion innerhalb der BOKU ändert.
• closed = An- und Abmeldungen erfolgen durch die/den List-Owner, diesbezügliche Wünsche der Teilnehmer/innen müssen durch die/den List-Owner bestätigt werden.

Durch Kombination der verschiedenen Möglichkeiten können Mailinglisten also auf folgende Arten erzeugt bzw. betrieben werden:

• automatisch:
  Listendaten sind abhängig von NDS-Accounts, d.h. Automatismen zum Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Accounts bewirken hier automatisch richtige Daten, für eine Mitgliedschaft ist aber jedenfalls ein Account nötig.
• automatisch, OPT-OUT:
  Listendaten sind abhängig von NDS-Accounts, die Mitgliedschaft wird primär durch automatisierte Merkmale (Stammdaten) gesteuert. Neue User werden automatisch erfasst, können sich aber per Mail abmelden (Unsubscribe).
• automatisch, OPT-IN:
  Listendaten sind abhängig von NDS-Accounts, die Mitgliedschaft muss ausdrücklich durch die/den User per Applikation gewünscht werden. Die Liste ist am Anfang leer oder kann auf Wunsch auch mit einem Basisset automatisiert befüllt werden.
• closed:
  auch für Nicht-BOKU-Adressen geeignet, Subscribe & Unsubscribe erfolgt über die/den Owner der Liste.
• frei:
  klassische Internetmailingliste, auch für Nicht-BOKU-Adressen geeignet, Subscribe & Unsubscribe erfolgt per Email oder über die/den Owner der Liste.

Als Massenmail, deren Versand durch die eingschlägigen Gesetze und Dienstanweisungen eingeschränkt ist, gelten:

• jede Mail, die an 50 oder mehr Personen geht, egal mit welchem Inhalt,
  
• jede Mail mit werbendem Inhalt, egal an wie viele Personen sie geht.