Mailen - aber richtig

Eine Anleitung um Empfänger, Postboten und Postfächer glücklich, zufrieden und leichter zu machen.

Elektronische Nachrichten, E-Mails, werden immer mehr zum Bestandteil der Alltagskommunikation. Die "Snailmail" (snail, englisch für Schnecke; Schneckenpost), weil langsamer als ihr elekronischer Bruder, verliert immer mehr an Bedeutung, durch die weltweite Vernetzung können Botschaften von Usern innerhalb von Sekunden allerhöchstens Minuten (je nach Netzanbindung und Belastung der Mailserver, versteht sich) verschickt werden. Moderne E-Mail-Programme verleiten einen dazu, die Mails bunt zu schmücken, lustige Attachments hinzuzufügen und vielleicht sogar ein animiertes Hintergrundbild zu verwenden. Dabei gerät der eigentliche Sinn, Nachrichten schnell, unkompliziert zu versenden, oft ins Hintertreffen.

What to do as a user?

• Halten Sie Ihre Nachrichten so kurz wie möglich und so lang wie nötig. Ein aussagekräftiges Subject (Betreff) hilft dem Empfänger auch lange nach dem Lesen, die richtige Mail innerhalb kurzer Zeit in seinen Mailfoldern zu finden.
• Verschicken Sie keinen Spam! Spam nennt man Mailings mit kommerziellem oder auch politisch gefärbtem Inhalt, die an eine große Useranzahl unaufgefordert zugesendet werden. Für Mails an mehrere Benutzer sollten Sie immer die offiziell vorhandenen Mailinglisten verwenden.
• Verwenden Sie Autoreplys nur, wenn Sie wissen, was Sie tun! Mailerdameons, Postmaster (der eigenen Domain) sowie Listen muessen in Ihrem Killfile vorhanden sein. Autoreplys ohne Killfile werden deaktiviert. Hilfe bietet Ihnen unsere Hotline. Autoreplys können unter anderem dazu führen, dass Sie mehr Spam erhalten.
• Schreiben Sie Ihre Mails "plain text". Formatierte Nachrichten schauen vielleicht schöner aus, sind aber auf alle Fälle größer, was Modembenutzer meist weniger freut, und können mit einigen E-Mail-Programmen nur schwer oder gar nicht betrachtet werden. Ein Spitzenreiter im Angebot unsinniger Formatierung ist hier Outlook in allen seinen Varianten. Sie sollten sich auch angewöhnen E-Mails ohne Umlaute zu schreiben, Umlaute machen nicht nur im internationalen "Mailverkehr" Probleme, sondern manche E-Mail-Clients können damit auch nicht richtig umgehen, bzw. sehr oft sind die entsprechenden Programme einfach falsch eingestellt.
• Verwenden Sie kurze Signatures: Die allgemein übliche Regel dazu lautet Eine Leerzeile, zwei Bindestriche gefolgt von einem Leerzeichen und dann maximal vier Zeilen, die nicht länger als 72 Zeichen sein sollen.
• Schreiben Sie Mails, wie Sie es gewohnt sind, also mit Groß- und Kleinbuchstaben, niemals aber NUR GROSSBUCHSTABEN, das gilt als Schreien, und ist auf die Dauer unangenehm. Sollten Sie in der Rechtschreibung etwas unsicher sein, so haben die meisten E-Mail-Programme auch Rechtschreibhilfen, die das Versenden aber um einiges verlangsamen, da Wort für Wort überprüft wird.
• Verschicken Sie Attachments nur, wenn es nicht anders geht. Weitaus eleganter und für den Empfänger fast immer bequemer ist es, wenn Sie Dokumente im Web publizieren und in der E-Mail nur den URL mitsenden - siehe Datei-Austausch über Web.
• Öffnen Sie keine unverlangt eingehenden Attachments, besonders, wenn es sich um *.exe-Dateien (bzw. ausführbare Dateien im allgemeinen) handelt. Zur Sicherheit sollte man Attachments zuerst downloaden, dann mit einem aktuellen Virenscanner überprüfen und erst dann öffnen - siehe Virenschutz.
• Zitieren Sie richtig! Es ist üblich in der Antwort (wenn man den ursprünglichen Text mitsendet) unterhalb des Textes zu beginnen. Zitieren Sie nicht den ganzen Text (schon gar nicht wenn Ihr E-Mail- Programm HTML-Mails in Plaintext umwandelt). Full-Quotes erschweren die Lesbarkeit von Mails oft ungemein. Auch wenn es für Sie schneller geht "pflanzen" Sie Ihre Antwort nicht mitten in den gequoteten Text, die Anwort wird so oft unauffindbar.

• Verwenden Sie zum Mailen eine Software, die sich an Standards hält, zum Beispiel die richtigen Kürzel Re: für reply und Fwd: für forward im Subject (nicht AW: Antw: oder dergleichen, das führt zu unnötig langen Subject-Zeilen der Form Re:AW:Re:Text) sowie das richtige Einfügen von Zitierzeichen (üblich ist > ), um die Original-Fragen und Ihre Antworten zu unterscheiden.