Mail-Geheimnis

Es gibt auch für E-Mail so etwas wie ein "Briefgeheimnis": Das Lesen von fremden E-Mails ist gesetzlich verboten (Telekommunikationsgesetz). Dieses Verbot gilt auch für Systemadministratoren, Vorgesetzte, Stellvertreter und Nachfolger - es sei denn, der "Eigentümer" der Mails hat ihnen den Zugriff auf seine Mails ausdrücklich (schriftlich) erlaubt. Die einzige Ausnahme ist nach Anordnung eines Richters.

Auch der Empfänger darf eine E-Mail im Allgemeinen nur dann weitergeben oder veröffentlichen, wenn damit keine Gesetze verletzt werden (Datenschutz, Urheberrecht, Schutz der Privatsphäre u.a.).

Um Probleme im Fall eines Personalwechsels zu vermeiden, empfehlen wir, für wichtige dienstliche Funktionen nicht eine persönliche Mailadresse zu verwenden, sondern eine eigene Mailadresse einzurichten, die nur für diesen nicht-privaten Zweck verwendet werden darf.

Typische solche Mailadressen sind xxx-sek(at)boku.ac.at für das Sekretariat des Instituts xxx, oder xxx-anmeld für Anmeldungen oder xxx-bewerb für Bewerbungen oder studdek(at)boku.ac.at für die Studiendekan/in oder hotline(at)boku.ac.at für Fragen an den ZID.

Dies erfolgt am besten über einen Funktions-Account - siehe Account anlegen. In speziellen Fällen kann stattdessen auch eine so genannte Mail-Alias-Adresse eingerichtet werden - zu diesem Zweck schreiben Sie an die Hotline-Adresse des ZID hotline(at)boku.ac.at und geben dabei an, wie die Funktions-Adresse heißen soll und an welche "echte" Mailadresse oder Mailadressen diese Mails weitergeleitet werden sollen.

Diese nicht persönlichen Funktions-Mails können dann bei Bedarf an Vertrerter/innen oder Nachfolger/innen weitergegeben oder umgeleitet werden. Persönlich adressierte Mails dürfen hingegen ohne ausdrückliche Zustimmung des "Eigentümers" nicht von anderen Personen gelesen und nicht an andere Personen umgeleitet werden.

Massenmails und Werbung

Das Zusenden von unverlangten Massen-Mails (unsolicited bulk e-mail UBE, unsolictied commercial e-mail UCE, auch Spam genannt) ist gesetzlich verboten. Auch Einladungen zu Veranstaltungen oder gut gemeinte Ratschläge dürfen nur dann an mehrere Personen gesendet werden, wenn diese darum gebeten haben oder wenn es sich um Informationen im Rahmen einer bereits bestehenden geschäftlichen Beziehung handelt. Für solche Zwecke können Mailing-Listen eingerichtet werden, in die sich die Teilnehmer freiwillig eintragen (opt-in) und jederzeit die Entfernung verlangen können.

Als Massenmail, deren Versand durch die eingschlägigen Gesetze und Dienstanweisungen eingeschränkt ist, gelten:

• jede Mail, die an 50 oder mehr Personen geht, egal mit welchem Inhalt,
  
• jede Mail mit werbendem Inhalt, egal an wie viele Personen sie geht.

Massenmails an BOKU-Angehörige dürfen nur mit den unter Informations-Management beschriebenen Methoden nach den dort definierten Regeln für die Genehmigung versendet werden, nicht mit anderen Mitteln (Dienstanweisung des Rektors).

Universität

Auf Grund des Universitätsgesetzes, der Satzung der BOKU und der Nutzungsbestimmungen unseres Internet-Providers (Aconet) dürfen die EDV-Einrichtungen und der Internet-Anschluss der BOKU nur für Lehre, Forschung und Kultur verwendet werden, alles Kommerzielle ist ausdrücklich verboten.

• IT-Recht und Regeln