Bei Räumen, die einer oder mehreren Raumverwalter/innen zugeordnet sind, sind alle Terminreservierungen durch andere Personen zunächst nur Wunschtermine, die von der Raumverwalter/in (oder von einer der Raumverwalter/innen) bestätigt oder abgelehnt werden müssen.

Terminreservierungen durch die Raumverwalter/innen selbst in ihren eigenen Räumen sind sofort Fixtermine. Das Gleich gilt für alle Terminreservierungen in den „freien“ Räumen, denen keine Raumverwalter/innen zugeordnet wurden.

Die Raumverantwortlichen können auf Wunsch per E-Mail informiert werden, wenn es neue Reservierungen gibt, die sie genehmigen oder ablehnen müssen; diese Mail-Benachrichtigug wird unter "Raumbelegung" für den jeweiligen Raum unter "Kontaktpersonen" eingestellt.

Für die Raumverwaltung (Termine bestätigen, Termine eintragen etc.):

• Start und Login als Raumverwalter/in
• Im Navigationsbaum Klick auf die Organisations-Einheit, zu der der Raum gehört, um die Visitenkarte der Org-Einheit zu erreichen, oder Klick auf den eigenen Namen, um die eigene persönliche Visitenkarte zu erreichen.
• In dieser Visitenkarte Klick auf die Applikation "Raumbelegung" (empfohlen) oder auf die Applikation "Räume" (aufwändiger).

Für die Suche nach freien Räumen an einem bestimmten Termin:

• Start und Login als Mitarbeiter/in
• Im Navigationsbaum Klick auf die Universität, um die Visitenkarte der Universität zu erreichen, oder Klick auf den eigenen Namen, um die eigene persönliche Visitenkarte zu erreichen.
• In dieser Visitenkarte Klick auf die Applikation "Suche freie Räume"

Für die Suche nach freien Terminen in einem bestimmten Raum:

• Start und Login als Mitarbeiter/in
• Im Navigationsbaum Klick auf die Universität, um die Visitenkarte der Universität zu erreichen, oder Klick auf den eigenen Namen, um die eigene persönliche Visitenkarte zu erreichen.
• In dieser Visitenkarte Klick auf die Applikation "Raumbelegung"
• In dieser Applikation, Auswahl der Liste "Buchbare Räume aller Organisationen", in dieser Liste Klick auf den Raum und beim Raum Klick auf "Terminkalender".

• Kurz-Info Raumverwaltung
• Raumverwaltung an der BOKU (Beschluss des Rektorats)
• Zeitlicher Ablauf der Prozesse an der BOKU
  
• Termin- und Raumverwaltung für Raumverantwortliche (detaillierte Beschreibung)
  (Termine – Räume – Ressourcen) Stand vom: 21.11.2011
   
• Verwaltung der LV-Termine für Lehrende und Raumverantwortliche
• Farbskala der Termine
• Suche nach freien Räumen und nach freien Terminen
• Suche nach freien Räumen für Lehrveranstaltungen (unter Punkt 3.1.) 
   
• Wer ist Raumverwalter/in?
• Welche Räume sind buchbar?

• Raumreservierungen für Lehrveranstaltungen und Prüfungen erfolgen im Rahmen der LV-Erhebung bzw. der Prüfungsverwaltung.
• Raumreservierungen für Schulungen (Weiterbildung) erfolgen innerhalb der entsprechenden Applikationen der Org-Einheit - siehe Administration der SchulungenVeranstaltungen Eingabe.
• Raumreservierungen für Veranstaltungen erfolgen innerhalb der entsprechenden Applikation - siehe Veranstaltungen Eingabe.
• Raumreservierungen für andere Termine können nur durch die Raumverantwortlichen selbst in der Applikation "Raumverwaltung" erfolgen. Andere Personen können sich per E-Mail an die Raumverantwortlichen wenden und um die Eintragung von Veranstaltungstermine bitten - siehe Veranstaltungen und Termine.
   
• Wenn Sie die Applikation "Raumbelegung" von Ihrer persönlichen Visitenkarte aufrufen, sehen Sie nur die Räume, bei denen Sie selbst Raumverwantwortliche/r sind, und können diese Räume verwalten.
• Wenn Sie einen Überblick über alle buchbaren Räume Ihrer Organisationseinheit haben wollen, müssen sie die Applikation "Raumbelegung" von der Visitenkarte Ihrer Org-Einheit aufrufen und im Menü von "verwaltete Räume" auf "buchbare Räume" umschalten - siehe buchbare Räume.

Die Terminkalender der Räume bieten auch die Möglichkeit, die in BOKUonline verwalteteten Raum-Termine in einen externen Terminkalender zu exportieren bzw. dort zu abonnieren. Sie können z.B. in Groupwise je eine Ressource für bestimmte, von Ihnen verwaltete Räume einrichten und die BOKUonline-Termine dieses Raumes in Groupwise abonnieren. Dann können Sie jederzeit auch in Groupwise die Raumbelegung dieses Raumes abfragen.

Dafür haben Sie im Menü rechts oben die folgenden beiden Mögllichkeiten:

• Exportieren = Sie erhalten eine Datei mit den derzeit in BOKUonline gespeicherten Terminen und können diese in Ihren eigenen Kalender importieren (kopieren). Dies wird nicht empfohlen, weil Ihr Kalender dabei nicht automatisch aktualisiert wird.
• Veröffentlichen = Sie erhalten eine ICAL-Adresse und können diese mit Copy-and-Paste in Ihrem eigenen Kalender abonnieren. Dann werden auch alle künftigen Änderungen und Ergänzungen der BOKUonline-Termine immer auch in Ihrem eigenen Kalender aktuell angezeigt.

Dieses Abonnieren funktioniert freilich nur in einer Richtung:

• Eintragung und Verwaltung der Termine nur in BOKUonline,
• Abfrage der Termine in BOKUonline und in Groupwise.

Eine bi-direktionale Terminsynchronisation von entweder im einen oder im anderen System erstellten oder veränderten Terminen in beide Systeme wäre technisch und organisatorisch kompliziert und ist deshalb nicht möglich.

• Termine der Lehrveranstaltungen
• Veranstaltungen