Jede Organisations-Einheit der BOKU (die gesamte Universität, die Departments, Institute, Service-Einrichtungen etc.) hat eine so genannte Visitenkarte, die man durch Anklicken der Org-Einheit in der Baumstruktur der Org-Einheiten im linken Teil des BOKUonline-Fensters erreicht.

Im oberen Teil der Visitenkarte werden allgemeine Informationen über die Org-Einheit angezeigt, und darunter werden die Applikationen gelistet, mit denen man weitere Informationen zu dieser Org-Einheit abfragen und eventuell auch eingeben kann, wie z.B. die Personen und Lehrveranstaltungen dieser Org-Einheit.

Wenn Sie kein Login durchgeführt haben, sehen Sie nur die Informationen in der Visitenkarte, die auch alle anderen Personen sehen, die also weltweit veröffentlicht werden.

• Zu diesen öffentlichen Informationen gehören die Nummer und Bezeichnung der Org-Einheit und die Kontakt-Information.
• Mit der Applikation "Personen" erhält man alle Personen der Org-Einheit, sortiert nach Dienstverhältnissen, Namen oder Kennungen (Abteilungen der Org-Einheit).
• Mit der Applikation "Funktionen" erhält man die Personen der Org-Einheit, die eine spezielle rechtliche, fachliche oder programmtechnische Funktion besitzen wie z.B. Rektor/in, Studiendekan/in, Leiter/in, Sekretariat, EDV-Verantwortliche/r, LV-Erhebung, Prüfungsmanagement etc. Ein Teil dieser Informationen wird nur BOKU-Angehörigen nach einem Login angezeigt.

Wenn Sie ein Login durchgeführt haben, dann werden Ihnen - je nachdem, welche Berechtigungen und Funktionen Sie persönlich an dieser Org-Einheit besitzen - eventuelle weitere Informationen angezeigt, sowie zusätzliche Applikationen, mit denen Sie weitere Informationen zu dieser Org-Einheit abfragen und eingeben können.

Bestimmte Personen (EDV-Verantwortliche, Sekretariate) haben die spezielle Berechtigung, nicht nur den Inhalt der eigenen persönlichen Visitenkarte, sondern auch den Inhalt der Visitenkarte der eigenen Org-Einheit innerhalb der vorgesehen Grenzen zu verändern.

Diese Personen können das auf die folgende Weise tun:

• Start und Login.
• Klicken Sie auf die Org-Einheit, um die Visitenkarte der Org-Einheit anzuzeigen.
• Klicken Sie nun im mittleren Bereich auf "Kontakt".
• Wenn Sie die Adresse das erstemal anlegen, klicken Sie im Menü rechts oben auf "Neue Adresse".
• Zum Ändern der derzeit angezeigten Adresse und sonstigen Informationen klicken Sie rechts auf "Bearbeiten".
• Nun können Sie selbst festlegen bzw. abändern, welche Informationen in dieser Visitkarte angezeigt und veröffentlicht werden sollen, indem Sie die entsprechenden Eingabefelder ausfüllen und dann auf "Speichern" klicken.

Bei Personen, die diese spezielle Berechtigung nicht haben, werden die Menüpunkte "Bearbeitung" und "Neue Adresse" nicht angezeigt.

Empfehlungen

• Wir empfehlen allen Org-Einheiten, in ihrer Visitenkarte unter "Homepage" einen Link auf die Homepage der Org-Einheit im BOKUweb (TYPO3-Homepage) einzurichten, damit die Leser dieser BOKUonline-Seite die zur Org-Einheit gehörenden Detail-Informationen rasch und bequem finden können.
• Außerdem empfehlen wir, den Unterpunkt "Kontakt" mit allen notwendigen Informationen einzurichten.
• Falls die Org-Einheit über mehrere Standorte verteilt ist, empfehlen wir, mit "Neue Adresse" die Adressen aller Standorte anzugeben.

Die Angabe der richtigen Adresse bzw. von allen Adressen der Org-einheit ist auch dafür notwendig, dass die Mitarbeiter/innen der Org-Einheit ihre eigene Dienstadresse bzw. Postadresse aus diesen Adressen auswählen können.

Änderungen bei bestimmten Funktionen wie Leiter/in der Organisations-Einheit, Sekretariat und dergleichen müssen der Personal-Abteilung oder der ZID-Hotline gemeldet werden; andere Funktionen können von den EDV-Verantwortlichen verwaltet werden - siehe Funktionen und Funktionen verwalten.

Grundlegende Eigenschaften der Organisations-Einheiten (deutsche und englische Bezeichnung, hierarchische Struktur, H-Nummern) können nicht von der Org-Einheit selbst geändert werden, sondern in einer Zusammenarbeit zwischen Rektorat und zentralen Service-Einrichtungen - siehe Änderungen an Org-Einheiten (AG-OrgEH).

• Persönliche Visitenkarten
• Telefonverwaltung der Org-Einheit
• Änderungen an Org-Einheiten (AG-OrgEH)