Mitarbeiter/innen der BOKU erhalten Ihren Account in der Regel erst nach der zentralen Erfassung durch die Personalabteilung.

In dringenden Sonderfällen können Personen, die (noch) nicht von der Personalabteilung erfasst wurden, vom EDV-Verantwortlichen ihrer Org-Einheit (Department, Institut, Service-Einrichtung etc.) dezentral erfasst werden und sofort einen Account erhalten.

Die dezentrale Personerfassung durch den EDV-Verantwortlichen ist nur möglich, wenn die Sozialversicherungsnummer der Person bekannt ist. Damit wird sichergestellt, dass bei einer eventuellen späteren zentralen Erfassung durch die Personalabteilung der bereits bestehende Account erhalten bleibt. Personen ohne Sozialversicherungsnummer können nur zentral von der Personalabteilung oder vom ZID (siehe unten unter "Spezialfall") erfasst werden.

Dezentrale Personenerfassung mit Sozialversicherungsnummer

Bevor Sie diesen Vorgang durchgehen, machen Sie eine Suche nach der Person in der allgemeinen BOKUonline-Suche, um festzustellen, ob diese Person eventuell doch schon zentral von der Personalabteilung oder von der Studienabteilung oder dezentral von einer/m anderen EDV-Verantwortlichen erfasst wurde. Die Person darf keinesfalls doppelt erfasst werden!

Wenn Sie sicher sind, dass eine dezentrale Erfassung durch Sie jetzt notwendig ist, dann führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Start und Login als EDV-Verantwortliche/r der betreffenden Organisations-Einheit
• Im Navigationsbaum Klick auf die Organistations-Einheit, zu der die neue Person zugeordnet werden soll (Institut, Abteilung etc.), um die Visitenkarte der Org-Einheit zu erreichen.
• In der Visitenkarte der Org-Einheit Klick auf die Applikation "Personen".
• Klick auf den Menüpunkt "Stammdaten"
• Nach einer eventuell längeren Wartezeit erscheint eine Seite mit dem (eventuell leeren) Überblick über die bisher dezentral erfassten Personen.
• Klick auf den Menüpunkt "Neue Person aufnehmen"
• Eingabe der Stammdaten der neuen Person (inklusive Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer)
• Klick auf "Speichern".

Damit ist die Person angelegt, ist aber noch "inaktiv", weil sie keine Funktion und keine Tätigkeit an der BOKU besitzt.

Als nächstes müssen Sie deshalb dieser Person mindestens eine Funktion oder Tätigkeit an Ihrer Org-Einheit zuordnen. Im einfachsten Fall verwenden Sie dafür den Account-Manager und vergeben der Person darin nur die Funktion "IT-Nutzung". Die Anleitungen dafür finden Sie hier:

• Account-Manager
• Funktionen verwalten

Anschließend können Sie den Account für diese Person anlegen. Die Anleitung dafür finden Sie hier:

• Account anlegen

Dezentrale Personenerfassung ohne Sozialversicherungsnummer

Diesen Spezialfall können die EDV-Verantwortlichen nicht selbst durchführen, sondern Sie senden dafür eine Mail an die ZID-Hotline hotline(at)boku.ac.at und geben darin die folgenden Daten an:

• Titel, Vorname(n) und Familienname der Person
• Geburtsdatum der Person
• Org-Einheit, zu der die Person zugeordnet werden soll

Der ZID erfasst dann diese Person in BOKUonline, und die weiteren Schritte laufen wie oben ab.

Mit der dezentralen Personenerfassung können Sie nur echte Personen erfassen. Funktions-Accounts (z.B. für das Sekretariat Ihres Instituts oder für die Zugriffsberechtigungen einer Projektgruppe oder für ähnliche Zwecke) können Sie nicht mir dem oben angeführten Vorgang anlegen, sondern im Account-Manager - siehe den Punkt "Funktions-Accounts" in der Anleitung zum Account-Manager.