Die EDV-Verantwortlichen können mit dem Account-Manager die Berechtigungen, Funktionen und Tätigkeiten von Personen ihrer Organisations-Einheit verwalten. Sie können das bei Bedarf auch schon dann tun, wenn für diese Person noch kein Account angelegt oder aktiviert wurde. Die Berechtigungen können von den Personen natürlich erst dann ausgenützt werden, wenn sie ihren Account besitzen und sich mit diesem Account einloggen.

• Start und Login als EDV-Verantwortliche/r der betreffenden Organisations-Einheit.
• Im Navigationsbaum Klick auf die Organistations-Einheit, zu der die neue Person zugeordnet werden soll (Institut, Abteilung etc.), um die Visitenkarte der Org-Einheit zu erreichen.
• In der Visitenkarte der Org-Einheit Klick auf die Applikation "BOKU-AccountManager".
• Falls es verlangt wird, führen Sie ein BOKUweb-Login durch.

In der "Übersicht" sehen Sie alle aktiven Accounts Ihrer Organisations-Einheit, mit dem Ablaufdatum und mit Icons für die Berechtigungen. Die Berechtigungen können Sie durch Anklicken ein- und ausschalten und dann die Änderungen "speichern".

Als Ergebnis der "Suche" (in der eigenen Org-Einheit oder BOKUweit) erhalten Sie die gesuchten Personen.

In beiden Fällen können Sie auf das Personen-Icon für "Berechtigungen" klicken. Dann sehen Sie alle Berechtigungen dieser Person (inklusive Hinweisen auf Rechte und Funktonen an anderen Org-Einheiten). Sie können die Funktionen bzw. Berechtigungen der Person ein- und ausschalten oder auf bestimmte Zeiträume befristen bzw. verlängern und dann die Änderungen "speichern".

Mit "Anlegen" können Sie Funktions-Accounts anlegen, das sind Accounts, die nicht einer Person zugeordnet sind, sondern für einen speziellen Zweck benötigt und dann der entsprechenden Personengruppe bekannt gegeben werden (z.B. Mails an das Sekretariat, Mails zur Anmeldung zu einer Konferenz, IT-Nutzung durch Konferenz-Teilnehmer etc.).

Im Gegensatz zu den persönlichen Accounts werden Funktions-Accounts nicht mit einem PIN-Code aktiviert, sondern die entsprechenden Eigenschaften werden sofort beim Anlegen festlegt:

• Username,
• Passwort,
• Mailadresse.

Auch bei diesen Funktions-Accounts können Sie die Berechtigungen ein- und ausschalten oder auf bestimmte Zeiträume befristen.

Für den Fall, dass von diesem Funktionsaccount auch E-Mails versendet werden sollen, beachten Sie bitte: Der bei diesen E-Mails neben der Mailadresse angegebene Namestext des Absenders ist bei Funktionsaccounts standardmäßig der Username als Vorname und das Wort "Funktionsaccount" als Familienname. Wenn Sie wollen, dass stattdessen ein anderer Namestext in diesen E-Mails aufscheint, dann bitten Sie mit einer Mail an die ZID-Hotline um die Eintragung eines so genannten Künstlernamens für den Funktionsaccount. Dieser "Künstlername" muss aus mindestens 2 Wörtern ("Vorname" und "Familienname") bestehen, also z.B. "Sekretariat XXX" oder "Sekretariat des XXX" oder "XXX Tagung" oder dergleichen.

Allgemeine Hinweise:

• Der Account-Manager funktioniert nur in Web-Browsern, bei denen Flash installiert ist.
• In der derzeitigen Version ist aus Sicherheitsgründen zusätzlich zum BOKUonline-Login auch ein BOKUweb-Login nötig.
• Mit der "Schnellsuche" können Sie sofort zu den Funktionen und Berechtigungen einer anderen Person wechseln.
• Sie können nur Berechtigungen für den Bereich Ihrer eigenen Org-Einheit und nur Funktionen und Tätigkeiten an ihrer eigenen Org-Einheit vergeben. Sie können diese Berechtigungen und Funktionen bei Bedarf auch an Personen vergeben, die an einer anderen Org-Einheit beschäftigt sind.
• Die Personen der eigenen Org-Einheit mit aktiven Accounts werden Ihnen standardmäßig in der Übersicht angezeigt.
• Personen von anderen Org-Einheiten (Mitarbeiter/innen oder Studierende) finden Sie über die "Suche".
• Personen mit abgelaufenen Accounts sowie abgelaufenen Rechte von Personen finden Sie mit "Archivdaten anzeigen".
• Das Menü "Neue Berechtigung erfassen" dient für Berechtigungen in anderen Org-Einheiten als der aktuellen Org-Einheit, die im oberen Teil der Eingabemaske angezeigt und bearbeitet wird.

Verlängerungen:

• Wenn Sie die Gültigkeit um 1 Jahr verlängern wollen, verwenden Sie den Button "Verlängern".
• Wenn Sie die Gültigkeit um einen anderen Zeitraum verlängern wollen, ändern Sie das Ablaufdatum und speichern dann die Änderung.
• Wenn Sie eine Funktion (z.B. IT-Nutzung) erneuern wollen, die diese Person schon früher einmal gehabt hat, finden Sie diese Funktion unter "Archivdaten anzeigen".

Unix (Posix, Linux) Attribute und Gruppen:

• Mit dem Account-Manager können Sie auch die so genannten "Posix-Attribute" für Unix- und Linux-Rechner vergeben. Dies ist aber nur für Personen möglich, die Ihren Account bereits aktiviert haben. Dazu verwenden Sie das Server-Symbol für "Posix-Attribute" statt des Personen-Symbols für "Berechtigungen".
• Mit der "Gruppenverwaltung" können Sie den Account einer oder mehreren Unix-Gruppen (Posix, Linux) sowie auch sonstigen, in Ihner Org-Einheit definierten Gruppen zuordnen.

Persönliche Accounts und Funktionsaccounts:

• Accounts für zentral oder dezentral erfasste Personen werden nicht mit dem Account-Manager, sondern mit der Applikation "Account-Anlage" angelegt, siehe Account anlegen, und dann mit einem PIN-Code aktiviert, siehe Accont aktivieren.
• Funktions-Accounts, die nicht fix einer Person zugeordnet sind, werden nicht mit der Applikation "Account-Anlage" angelegt, sondern mit dem Account-Manager.

Weitere Hinweise:

• Schulungsunterlage Accountverwaltung
• FAQ für EDV-Verantwortliche

• Neuer Account
• Account-Prozesse - Überblick
• Dezentrale Personenerfassung
• Account anlegen
• Account aktivieren
• Passwort vergessen
• Mailadressen verwalten