Wenn die Person noch nicht erfasst wurde, müssen Sie im Normalfall warten, bis die Personalabteilung die Person zentral erfasst hat. In Ausnahmefällen können Sie die Person stattdessen selbst in BOKUonline anlegen (siehe Dezentrale Personenerfassung durch die EDV-Verantwortlichen).

Wenn die Person innerhalb von BOKUonline existiert, dann können Sie einen Account für diese Person anlegen, wie hier beschreiben:

• Start und Login als EDV-Verantwortliche/r der betreffenden Organisations-Einheit.
• Im Navigationsbaum Klick auf die Organistations-Einheit, zu der die neue Person zugeordnet werden soll (Institut, Abteilung etc.), um die Visitenkarte der Org-Einheit zu erreichen.
• In der Visitenkarte der Org-Einheit Klick auf die Applikation "Account-Anlage".
• Die Person suchen und in der Spalte "Account" nachsehen, ob sie wirklich noch keinen Account hat.
• Bei der Person links auf den blauen Punkt für den PIN-Code klicken. Es erscheint die Seite für die PIN-Code-Erzeugung.
• Als Empfängeradresse entweder die eigene Mailadresse angeben (um den PIN-Code der Person persönlich zu geben) oder die private Mailadresse der Person angeben.
• Auf "Vergeben und per E-mail verschicken" klicken.
• Es dauert in der Regel mehrere Minuten, bis die E-Mail mit dem PIN-Code tatsächlich versendet wird, so lange müssen Sie warten.

Die neue Person kann anschließend ihren Account mit diesem PIN-Code aktivieren und dabei ihr persönliches geheimes Passwort festlegen - siehe BOKUonline Account aktivieren (für Mitarbeiter/innen und Studierende).

Die Person behält diesen Account auch für den Fall, dass sie später von der Personalabteilung erfasst wird oder an der BOKU studiert oder in einer anderen Funktion an der BOKU tätig wird - siehe Account-Lifecycle.

Wenn die Person schon einen Account besitzt, kann dieselbe Vorgangsweise dazu verwendet werden, einen neuen PIN-Code zu erzeugen, mit dem die Person ihr Passwort neu setzen kann. Dies ist dann nötig, wenn die Person ihr bisheriges Passwort vergessen hat.

Funktions-Accounts sind Accounts, die nicht lebenslang zu einer Person zugeordnet sind, sondern zu einer Funktion bzw. zu den Personen, die diese Funktion in einem bestimmten Zeitraum besitzen. Typische Beispiele sind das Sekretariat eines Instituts oder eine Mailadresse für die Anmeldung zu einer Konferenz. Außerdem können Funktions-Accounts auch für jeweils eine anonyme Personengruppe eingerichtet werden die eine bestimmte IT-Nutzung (Datei-Zugriff, Web-Zugriff, E-Mail, WLAN, ...) brauchen. Typische Beispiele dafür sind eine Projektgruppe oder die Teilnehmer/innen einer Konferenz.

Die E-Mails in der Mailbox eines Funktions-Accounts gelten rechtlich nicht als persönliche E-Mails, die einem speziellen Schutz unterliegen, sondern als dienstliche E-Mails, auf die bei Bedarf auch andere Mitarbeiter/innen Zugriff erhalten dürfen, z.B. bei Verhinderung oder Ausscheiden der bisherigen Mitarbeiter/in.

Solche Funktions-Accounts können ebenfalls von den EDV-Verantwortlichen angelegt werden, und zwar mit der entsprpechenden Funktion im Account-Manager. Die technischen Details zu den Funktions-Accounts und zu den zugehörigen Mailadressen finden Sie unter Accounts verwalten mit dem Account-Manager.

Bitte beachten Sie den Unterschied:

• Accounts für zentral oder dezentral erfasste Personen werden mit der Applikation "Account-Anlage" angelegt und dann mit einem PIN-Code aktiviert.
• Funktions-Accounts werden nicht mit der Account-Anlage, sondern mit dem Account-Manager angelegt und aktiviert.

• Account aktivieren
• Account beenden