Der Veranstaltungskalender der BOKU dient zur Veröffentlichung von Veranstaltungen, die von der BOKU bzw. von einer Organisations-Einheit der BOKU veranstaltet werden - egal ob sie innerhalb der BOKU oder an einem anderen, "externen" Ort stattfinden. Die Eingabe muss durch eine Mitarbeiter/in derjenigen Organisations-Einheit der BOKU erfolgen, die die Veranstaltung veranstaltet.

Die Veranstaltungen werden dann automatisch auf der Homepage dieser Organisations-Einheit und auf der BOKU-Homepage angezeigt. Außerdem können die Veranstaltungen auch direkt in BOKUonline gesucht und angezeigt werden.

Einstieg

• Start und Login als Bedienstete/r.
• Im Navigationsbaum die Organisations-Einheit, die die Veranstaltung veranstaltet, auswählen, um die Visitenkarte der Org-Einheit zu erreichen.
• In der Visitenkarte der Org-Einheit, Klick auf das Register "Ressourcen" und die Applikation "Veranstaltungen".

Daten

Standardmäßig werden bei jeder Veranstaltung die folgenden Daten eingegeben (hier erfolgt nur eine Auflistung derjenigen Einträge, die auch im BOKUweb angezeigt werden):

• Titel
• Veranstaltungsart
• Auf welchen Seiten die Veranstaltung im BOKUweb angezeigt wird
  (empfohhlen: auch auf den übergeordneten Seiten, inklusive der BOKU-Homepage)
• Beschreibung - Inhalt
• Themenbereiche
• Veranstalter
  (eigene BOKU-Organisation auswählen, bzw. externen Veranstalter nicht auswählen, sondern unter Beschreibung eintragen, siehe die Anmerkungen und Hinweise unten)
  
• Vortragende/r
• Kontaktperson
• Datum und Zeit (ein oder mehrere Einzeltermine, eventuell auch eine Terminserie)
• Raumtyp und Raum in der BOKU auswählen (wenn es ein Hörsaal oder Seminarraum ist)
  oder den Raum-Code (den Sie mit der "Suche nach Räumen" erhalten) direkt eingeben
  (bzw. als Raumtyp und Ort "externer Ort" auswählen und den externen Ort unter Anmerkungen oder in der Beschreibung angeben, siehe die Anmerkungen und Hinweise unten)
• Abhaltungsstatus: feststehend (siehe die Anmerkungen und Hinweise unten)

Je nach Bedarf können optional auch die folgenden Daten eingegeben werden:

• Beschreibung - Programm (mehrere Zeilen unformatierter Text)
• Internet-Adresse, die weitere Infos über die Veranstaltung enthält (Web-Seite oder PDF)
• Mitveranstalter (siehe die Anmerkungen und Hinweise unten)
• Moderator/in
• Zahlungsbedingungen
• Anmeldebedingungen
• Sonstige Bedingungen
• PDF-Dokument (max. 4 MBytes)
• JPG-Bild

Ausführliche Informationen

Weitere Details zur Eingabe und Verwaltung von Veranstaltungen finden Sie im folgenden Dokument:

• Veranstaltungskalender Editor - Features (PDF, Stand August 2011)

Berechtigte Personen:

• Standardmäßig haben alle BOKU-Mitarbeiter/innen die Berechtigung, Veranstaltungen ihrer eigenen Org-Einheit einzugeben. Die "eigene Org-Einheit" kann z.B. ein Institut innerhalb eines Departments oder eine Abteilung innerhalb einer Service-Eunrichtung sein.
• Mit der dringend empfohlenen Angabe "auf den übergeordeten Seiten" werden diese Veranstaltungen dann auch auf der Homepage des Departments bzw. der Service-Einrichtung sowie auf der BOKU-Homepage angezeigt.
• Die EDV-Verantwortlichen können mit dem Account-Manager auch anderen BOKU-Angehörigen die Berechtigung zum Eintragen von Veranstaltungen geben.
• Wenn Sie Veranstaltungen erstellen oder bearbeiten wollen, müssen Sie zuerst auf die Visitenkarte Ihrer eigenen Org-Einheit (Institut, Abteilung) gehen, bei der Sie die Berechtigung zum Erfassen der Veranstaltungen haben, und dann auf dieser Visitenkarte die Applikation "Veranstaltungen" aufrufen. Dann bekommen Sie die Menüpunkt zum Anlegen und zum Bearbeiten der Veranstaltungen angezeigt. Auf der Visitenkarte von anderen Org-Einheiten oder auf Ihrer persönlichen Visitenkarte haben Sie keine Berechtigung dafür, dort können Sie die Veranstaltungen nur lesen, aber nicht bearbeiten.

Anzeige im BOKUweb:

• Es dauert in der Regel eine gewisse Zeit (einige Minuten bis maximal eine Stunde), bis eine in BOKUonline eingegebene Veranstaltung im BOKUweb angezeigt wird.

Beachten Sie bitte auch, dass Veranstaltungen nur dann im BOKUweb angezeigt werden, wenn folgende Kriterien erfüllt sind:

• Die Veranstaltung ist aktuell (Gegenwart oder Zukunft).
• Der Abhaltungsstatus der Veranstaltung ist "feststehend".
• Damit die Veranstaltung auch auf der BOKU-Homepage und der Department-Homepage etc. angezeigt wird, muss bei der Eingabe eingeschaltet werden, dass die betreffende Veranstaltung auch auf den übergeordneten Seiten angezeigt wird.

Veranstalter und Ort:

Veranstaltung der BOKU in einem Raum der BOKU:

• Dies ist der Standarfall.
• Unter Ort und Zeit wählen Sie den Raum der BOKU aus oder geben den Raum-Code ein.
• In dem (kurzen) Auswahl-Menü innerhalb der Veranstaltungen-Eingabe werden nur die Hörsäle und Seminarräume gelistet. Falls es sich um einen anderen Raum handelt, den Sie in dieser kurzen Auswahl-Liste nicht finden, dann suchen Sie den Raum in der allgemeinen Suche nach Räumen; dort finden Sie den Raum-Code des Raumes und geben dann diesen Raum-Code in der Veranstaltungen-Eingabe ein.
• Der Raum wird automatisch für diesen Termin reserviert.
• Wenn es für den Raum eine Raumverwalter/in gibt, scheint die Veranstaltung in der Raumverwaltung zunächst als Wunschtermin auf (Termin geplant). Bei der Anzeige im BOKUweb erscheint bei der Kategorie "Adresse" in diesem Fall die Anzeige "Ort wird noch bekannt gegeben".
• Nachdem die Raumverwalter/in den Wunschtermin bestätigt hat (Termintyp fix), werden der Raum und seine Adresse im BOKUweb angezeigt.
• Falls die Raumverwalter/in den Termin nicht rasch genug bestätig, wenden Sie sich bitte direkt an die Raumveralter/in - siehe Wer ist Raumverwalter/in.

Veranstaltung der BOKU an einem externen Ort:

• Unter Raumtyp und unter Raum wählen Sie "Externer Ort" aus, die genauen Angaben zum Ort tragen Sie unter Anmerkungen oder in der Beschreibung ein.
• Um die Raumreservierung müssen Sie sich selbst kümmern.

Gemeinsame Veranstaltung von zwei Org-Einheiten der BOKU:

• In diesem Fall wird die Veranstaltung von einer Mitarbeiter/in derjenigen Org-Einheit eingegeben, die als Hauptveranstalter gilt. Unter Mitveranstalter wählen Sie die andere Org-Einheit der BOKU aus. Die Veranstaltung erscheint dann auf den Homepages von beiden Org-Einheiten und deren übergeordneten Org-Einheiten und auf der BOKU-Homepage.

Gemeinsame Veranstaltung mit einem externen Veranstalter:

• In diesem Fall muss die Veranstaltung von einer Mitarbeiter/in der BOKU eingegeben werden und deren Org-Einheit wird automatisch als Veranstalter eingetragen. Damit erscheint die Veranstaltung auf der Homepage dieser Org-Einheit und der übergeordneten Org-Einheiten sowie auf der BOKU-Homepage.
• Dass die Veranstaltung in Kooperation mit einem externen Veranstalter (oder umgekehrt von einem externen Veranstalter in Kooperation mit der BOKU) veranstaltet wird, tragen Sie in der Beschreibung ein.
• Die Software würde die Auswahl von bestimmten externen Organisationen aus einem Auswahl-Menü unterstützen, diese Möglichkeit steht aber an der BOKU nicht zur Verfügung, weil es bei uns keine Einschränkung gibt, welche externen Mitveranstalter zulässig sind und welche nicht. Das Feld "Beschreibung" ist ein Textfeld, in dem Sie alles eintragen können, was notwendig ist.
• In allen Fällen können Sie in den Feldern "Vortragende/r", "Moderator/in" und "Kontaktperson" jeweils entweder eine Mitarbeiter/in der BOKU auswählen oder den Namen und die Adresse und Mailadresse einer beliebigen (externen) Person eintragen.

Veranstaltungen, die von einem externen Veranstalter alleine (ohne Kooperation mit der BOKU) veranstaltet werden, können in den Veranstaltungskalender der BOKU nicht eingetragen werden.

Bei den Service-Einrichtungen, die Kurse, Schulungen oder andere Weiterbildungs-Angebote veranstalten und in BOKUonline verwalten, werden diese Kurstermine ebenfalls in der rechten Spalte der Homepage angezeigt, unter der Anzeige der Veranstaltungen.

Die Kurse sollen deshalb im BOKUonline nur als Schulungen (Weiterbildungs-Angebote) und nicht zusätzlich nochmals als Veranstaltungen eingegeben werden. Die Details dazu finden Sie hier:

• Schulungen der BOKU