BOKUweb, BOKUonline, FIS und andere Informationssysteme

Die Aufteilung der Informationen auf die Web-Server und Informations-Systeme der BOKU ergibt sich aus dem folgenden Grundsatz:

• Auf dem zentralen Web-Server (BOKUweb) werden die Informationen angezeigt, die von den jeweiligen Organisations-Einheiten einzeln „mit der Hand“ eingegeben wurden und laufend aktualisiert werden.
• In BOKUonline, FIS und sonstigen Datenbank-gestützten Informationssystemen werden die offiziellen, in den zentralen Datenbanken gespeicherten Informationen tagesaktuell angezeigt. Die Pflege dieser Daten erfolgt im Rahmen der entsprechenden Prozesse der Verwaltung, der Lehre und der Forschung.

Welche Informationen liegen auf Grund dieser Aufspaltung in welchem System:

Zentraler Web-Server:

• Die BOKU-Homepage, die aktuellen Hinweise in der Form von Top-Stories und Veranstaltungskalender und die zentralen Informationen in den Haupt-Menüs „Über die BOKU“, „Forschung“, „Lehre“, „Services“ und „Aktuell“ findet man am zentralen Web-Server.
• Die Detail-Informationen aller Organisations-Einheiten findet man am ebenfalls am zentralen Web-Server, und zwar im Haupt-Menü „Einrichtungen“ sowie über die bunten Department-Icons und über das Drop-Down-Menü „Service-Einrichtungen“.

BOKUonline:

• Die allgemeinen Informationen der BOKU wie Organisations-Einheiten, Personen, Gebäude, Räume und dergleichen findet man in BOKUonline jeweils im tagesaktuellen Stand aus den zentralen Datenbanken.
• Die offiziellen Informationen aus dem Bereich Lehre findet man ebenfalls in BOKUonline jeweils im tagesaktuellen Stand aus den zentralen Datenbanken. Zu diesen Informationen gehören unter anderem Studien, Studienpläne, Lehrveranstaltungen und dergleichen.
• Die Studierenden, Lehrenden und Instituts-Sekretariate sowie das Zentrum für Lehre und die Studienabteilung führen die entsprechenden Prozesse direkt in BOKUonline durch, jeweils geschützt durch ihr persönliches Login und eingeschränkt auf die jeweiligen Berechtigungen. Zu diesen Prozessen gehören unter anderem die Studierenden-Evidenz, die LV-Erhebung, die Anmeldung zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen, die Verwaltung von Terminen und Teilnehmern, die Prüfungsergebnisse, Zeugnisse und Studienbestätigungen, die Evaluierung von Lehrveranstaltungen und dergleichen.
• Außerdem sind in BOKUonline auch einige spezielle Services für die Mitarbeiter/innen der BOKU integriert wie z.B. die Verwaltung von Accounts, Passwörtern und Mailadressen, die Raumverwaltung und die Entgeltinformationen. Auch diese Prozesse und Informationen sind jeweils durch das persönliche Login der Mitarbeiter/innen geschützt.

FIS:

• Die offiziellen Informationen aus dem Bereich Forschung findet man in der Forschungsdokumentation FIS. Zu diesen Informationen gehören unter anderem die Forschenden, die Forschungseinrichtungen, die Forschungsprojekte, die wissenschaftlichen Publikationen und dergleichen
• Die Forschenden und das Forschungsservice pflegen die entsprechenden Informationen direkt in FIS, jeweils geschützt durch ihr persönliches Login und eingeschränkt auf die jeweiligen Berechtigungen.

Spezielle Informationssysteme:

• Für spezielle Informationen werden weitere Informationssysteme und Datenbanken verwendet wie z.B. das CAFM-System des Facility Management, die Datenbank der Abstracts von Masterarbeiten, Diplomarbeiten und Dissertationen und dergleichen.
• Alle zentralen Informationssysteme der BOKU (BOKUonline, SAP, DWH, FIS, CAFM etc.) sind so mit einander verbunden, dass die Daten jeweils nur in einem System gepflegt werden und in den anderen Systemen automatisch tagesaktuell zur Verfügung stehen.

Für die Benutzer ist diese Aufteilung der Daten auf die verschiedenen Systeme weitgehend transparent, da die Systeme jeweils durch Verlinkungen verbunden sind:

• Die Homepage der BOKU verlinkt direkt auf die so genannte Visitenkarte der BOKU in BOKUonline, und diese Visitenkarte sowie die Homepage von BOKUonline verlinken auf die Homepage der BOKU.
• Die Homepages der Departments und Institute am zentralen Web-Server verlinken direkt auf die Visitenkarten dieser Organisations-Einheit in BOKUonline, und die Visitenkarten der einzelnen Organisations-Einheiten in BOKUonline verlinken auf die Homepage dieser Organisations-Einheit am zentralen Web-Server.
• Die Homepages der Departments und Institute am zentralen Web-Server verlinken auf die Listen der Personen und der Lehrveranstaltungen dieser Organisations-Einheit in BOKUonline und auf die Forschungsdaten der Organisations-Einheit in FIS.
• Die so genannten „Quick Links“ auf jeder Web-Seite am zentralen Web-Server verlinken auf BOKUonline, FIS, CAFM und einige weitere wichtige Web-Applikationen für die externen Interessenten sowie (nach einem persönlichen Login) für die Studierenden und Mitarbeiter/innen der BOKU.