Universität für Bodenkultur Wien
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Account-Lifecycle
Der Account-Lifecycle ist der Prozess von der Anlage eines Accounts über die laufende Anpassung an geänderte rechtliche Grundlagen der Zugehörigkeit zur Universität bis zur Deaktivierung und dem Löschen der Mailboxen und Daten des/der Benutzer/in.
Account-Profile
Auch wenn Sie an der BOKU nur einen Account (Benutzerkonto mit Username & Passwort) haben, können sich dahinter zwei Teile verbergen, diese werden als Account-Profile bezeichnet
- dem Mitarbeiteraccount(-profil)
- dem Studierendenaccount(-profil)
Abgesehen von den unterschiedlichen Berechtigungen unterscheiden sich diese vor allem bei den Mailadressen: Mitarbeiter/innen bekommen eine @boku.ac.at - Mailadresse und eine Groupwise-Mailbox, Studierende eine @students.boku.ac.at - Mailadresse und eine Mailbox im Studierendenmailsystem.
Account-Anlage
Die Accountprofile können bei Vorliegen einer entsprechenden Grundlage mittels PIN-Code erstellt werden. Details zur Account(-profil)anlage finden Sie hier:
Bei der Erstanlage eines Accounts können Benutzername, Kennwort und Mailadresse durch den/die Benutzer/in frei gewählt werden. Bei der Anlage eines weiteren Accountprofils bleibt der Benutzername gleich, es kann lediglich die entsprechende Mailadresse gewählt werden.
Laufende Anpassung der Berechtigungen
Dieser Account wird je nach Änderung der rechtlichen Grundlage der Zugehörigkeit der BOKU angepasst, dh. es werden Berechtigungen diesem einen Account hinzugefügt bzw. entfernt. Grundlage für diese Anpassungen sind, wie für die Anlage auch, die zentral erfassten Daten aus der Personal- bzw. Studierendenadministration. Für spezielle Anforderungen können auch von den EDV-Verantwortlichen Zuordnungen zu Organisationseinheiten erfasst werden.
Account-Beendigung
Der Account-Beendigungsprozess startet bei Mitarbeiter/innen mit dem Ablauf aller Zuordnungen zu Organisationseinheiten (Dienstvertrag, Funktion, Emeritierung, Venia, sonstiges Rechtsverhältnis,...) bzw. bei Studierenden, wenn keine gültige Weitermeldung mehr vorliegt.
Account- | ||
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3 Wochen vor Ablauf des Accounts | AKTIV | 3 Wochen, 1 Woche und 1 Tag vor Ablauf einer Zuordnung zu einer Organisationseinheit erhalten die zuständigen EDV-Verantwortlichen eine Information über den bevorstehenden Ablauf (nur bei Mitarbeiter/innen). |
Ablauf des Accounts | Mit dem Ablauf aller Zuordnungen zu einer Organisationseinheit (bei Mitarbeiter/innen) bzw. dem Ende der Nachfrist für die Inskription (bei Studierenden ohne gültige Weitermeldung) beginnt eine dreiwöchige Grace-Periode, in der der Account noch nutzbar ist. Der Benutzer wird per e-Mail über die bevorstehende Deaktivierung informiert. | |
3 Wochen nach Ablauf des Accounts | INAKTIV | Nach dem Ende der Grace-Periode ist ein Login in BOKU-Systeme nicht mehr möglich. Die Mailzustellung an BOKU-Mailboxen (Groupwise oder Studierendensystem) sowie die persönliche Website werden deaktivert, eine gegebenenfalls eingerichtete externe Mail-Weiterleitung bleibt aber aktiv. |
6 Monate | BEENDET | Die Inhalte (Daten) der Mailboxen, des persönlichen Home-Verzeichnisse auf den Novellservern sowie die persönliche Homepage werden endgültig gelöscht. |
12 Monate | GELÖSCHT | Der gesamte Account wird aus den Systemen entfernt. Ab diesem Zeitpunkt können der Benutzername und die Mailadresse(n) wieder vergeben werden. Mailadressen mit externer Weiterleitung sind davon nicht betroffen. |
Der Account-Beendigungs-Prozess wird abgebrochen und der Account neuerlich aktiviert, falls die/der Benutzer/in inzwischen von der Personalabteilung oder von der Studienabteilung oder von der/dem EDV-Verantwortlichen einer Organisations-Einheit eine neuerliche Zugehörigkeit zur BOKU (Tätigkeit, Studium, Funktion) erhält.
Für den Fall, dass eine BOKU-Mitarbeiter/in nach Ablauf des offiziellen Dienstverhältnisses noch weiter für das Institut tätig ist, empfehlen wir, dass die/der EDV-Verantwortliche des Instituts dieser Mitarbeiter/in die Funktion "IT-Nutzung" am Institut gibt. Solange die Mitarbeiter/in diese Funktion hat, läuft ihr Account nicht ab.
Die Daten über die Studien, Prüfungen, Studienabschlüsse etc. von allen Studierenden der BOKU bleiben in den zentralen Datenbanken auch nach dem Ablauf des Accounts gespeichert. Der Ablauf des Accounts bewirkt, dass Sie als Studierende/r diese Daten nicht mehr selbst in BOKUonline abfragen können. Die Studienabteilung kann aber weiter auf alle Daten zugreifen und bei Bedarf Zeugnisse, Bestätigungen etc. ausdrucken.