• Suchen Sie zunächst den Datensatz Ihrer Arbeit aus.
• Wählen Sie der Reihe nach die Formulare für die einzelnen Datenbereiche aus und geben Sie die benötigten Informationen ein.
• Vergessen Sie nicht, Ihre Eingaben zu speichern und nach Abschluss aller Korrekturen freizugeben (siehe die Hinweise weiter unten im Punkt "Abschluss").

Die folgenden Daten sind bereits fixiert:

Diese Daten wurden bereits von der Studienabteilung erfasst und können von der Student/in nicht verändert werden. Falls Änderungen an diesen Daten notwendig werden sollten, wenden Sie sich bitte an die Studienabteilung.

• Bibliografische Daten
  • Autor/in (Studen/in): Matrikelnummer, Titel und akademische Grade, Vorname, Nachname
  • Typ der Arbeit: Master-/Diplomarbeit oder Dissertation
  • Institut auf dem die Arbeit eingereicht wurde (bzw. Unterorganisationseinheit des Departments wie z.B. "Abteilung")
• Daten für die akademische Feier
  • Vorname
  • Nachname
  • Titel und akademische Grade
  • Geburtsdatum
• Im Falle einer Diplomarbeit oder Masterarbeit:
  
  • Stammdaten des oder der Beurteilenden
  • Stammdaten des oder der Mitwirkenden
• Im Falle einer Dissertation: 
  • Stammdaten der Betreuer/in
  • Stammdaten des oder der Beurteilenden
  • Stammdaten des oder der Berater/in oder der Berater/innen
• Bei alten Datensätzen:
  • der mit dem Abschluss nach der Arbeit vergebene akademische Titel

Die folgenden Daten werden später fixiert:

Die folgenden Daten werden von der Studienabteilung erst bei der Abgabe der gebundenen Arbeiten endgültig eingetragen. Sie müssen sich um diese Datenfelder derzeit noch nicht kümmern, Sie müssen nur dafür sorgen, dass der Titel und das Publikationsdatum richtig auf der Titelseite Ihrer Arbeit stehen:

• Bibliografische Daten
  • Titel der Arbeit in Originalsprache und Englisch
  • Monat und Jahr der Veröffentlichung (Publikationsdatum)

Die folgenden Daten müssen von der Student/in eingegeben werden:

• Bibliografische Daten
  • endgültiger Titel der Arbeit in Deutsch
  • Sprache der Arbeit
  • Schlagwörter (frei) max. je 5 in Deutsch und Englisch
  • Basisklassifikation - eine Nummer der Form nn.nn (oder mehrere Nummern, durch Leerstellen getrennt), Auswahl der zutreffenden Nummer(n) aus einer verlinkten Liste
  • Umfang der Arbeit (Anzahl der Seiten)
• Abstracts
  • Abstract in Deutsch
  • Abstract in Englisch
• Daten für die akademische Feier
  • Heimatort
  • Kurztext (populärwissenschaftliche Zusammenfassung der Arbeit) in Deutsch
• Rechtliche Erklärungen (Werknutzungseinräumungen):
  • Nutzungsbewilligung für Abstracts (Häkchen setzen, siehe Rechte und Sperren und Vorteile)
    
  • Nutzungsbewilligung für Volltext (Häkchen setzen, siehe Rechte und Sperren und Vorteile)

Die folgenden Daten können von der Student/in optional eingegeben werden:

• Daten für die akademische Feier
  • etwaige weitere absolvierte Studien: Bezeichnung, Name der Ausbildungsstätte, Ort
  • etwaige sonstige Berufsausbildungen, berufliche Tätigkeiten, Ferialpraxen
  • Besonderheiten, die bei der Feier erwähnt werden können (Preise, Auszeichnungen, …)
• Rechtliche Erklärungen (Werknutzungseinräumungen):
  • Sperrantrag (falls notwendig, Häkchen setzen und im Feld "Begründung" eingeben, warum und für wie lange Sie eine Sperre wünschen. Details siehe Rechte und Sperren.)

• Wenn Sie einen Teil der Daten eingegeben haben, klicken Sie auf "Speichern".
• Beim Speichern erhalten Sie Hinweise, wenn Sie Pflichtfelder nicht (oder nicht richtig) ausgefüllt haben.
• Mit einem Klick auf "Drucken" können Sie einen Ausdruck des aktuellen Zwischenstandes erzeugen.
• Kontrollieren Sie alle Daten und korrigieren Sie alles, was nicht genau stimmt.
• Wenn Ihnen etwas unklar ist, fragen Sie Ihre BetreuerIn.
• Wenn alle Daten richtig sind, wählen Sie das Formular "Datensatz freigeben" und setzen darin das Häkchen bei Ihrer eigenen Freigabe und klicken anschließend auf "Speichern". Damit werden die Daten fixiert und zur Kontrolle und Freigabe an die BetreuerIn weitergeleitet. Anschließend erzeugen Sie mit "Drucken" einen Ausdruck von diesem richtigen Stand der Daten.
• Die BetreuerIn wird per E-Mail darüber informiert, dass Sie die Daten freigegeben haben.
• Falls Sie nach dem Freigeben noch einen Fehler bemerken, bitten Sie Ihre BetreuerIn, dass diese Ihre Freigabe rückgängig macht und damit die Eingabe-Berechtigung wieder an Sie zurückgibt. Dann korrigieren und kontrollieren Sie die Daten und geben den Datensatz neuerlich frei und drucken die korrigierten Daten aus.

• Titel der Arbeit: Achten Sie darauf, dass der Titel keine Hinweise auf eventuell einer Geheimhaltungspflicht unterliegende Details der Arbeit oder auf Firmen oder Markennamen enthält (siehe Rechte und Sperren).
• Schlagwörter: Für die Internet-Suche ist es wichtig, dass die Schlagwörter für alle Arbeiten der BOKU möglichst einheitlich gewählt werden.
• Abstracts: Der Umfang sollte ungefähr 10 bis 20 Zeilen pro Sprache umfassen, jedenfalls weniger als 2000 Zeichen (inklusive Leerstellen, Steuerzeichen etc.), also in der Regel wesentlich kürzer als das Kapitel "Zusammenfassung" in der gedruckten Arbeit.
• Der populärwissenschaftliche Kurztext soll auch für nicht akademisch gebildete Gäste der Feier (z.B. Verwandte) verständlich sein. Der Umfang sollte ein paar Stichwörter oder einen kurzen Text von ungefähr 5 Zeilen umfassen, jedenfalls weniger als 800 Zeichen (inklusive Leerstellen, Steuerzeichen etc.).
• Die rechtliche Erklärung, dass die Arbeit Ihr eigenes Werk ist, ist Pflicht. Dass Sie der BOKU die Veröffentlichung der Abstracts und des Volltextes ausdrücklich erlauben, ist auf Grund des Urheberrechtes notwendig. Theoretisch können Sie der BOKU diese Berechtigung verweigern, aber in Ihrem eigenen Interesse empfehlen wir Ihnen dringend, diese Zustimmung zu geben. Ausnahmen von der Veröffentlichung sind jedoch in bestimmten Fällen notwendig (siehe Rechte und Sperren).
• Bei den mehrzeiligen Eingabefeldern (Abstracts, Kurztext für die akademische Feier etc.) sollten Sie stets die oben genannten Empfehlungen zum Umfang einhalten. In der Applikation ist außerdem ein in der Regel etwas höheres absolutes Limit für die Gesamtlänge festgelegt, das sichtbare Zeichen und interne Formatierungsangaben umfasst und bei der Speicherung keinesfalls überschritten werden kann.
• Siehe auch die Hinweise zur Online-Hilfe und zu den Vorteilen der Erfassung und Veröffentlichung.

• Die rechtlichen Erklärungen und die persönlichen Angaben der StudentIn zur akademischen Feier dürfen nur von der StudentIn selber, nicht von der BetreuerIn korrigiert werden. Falls nach der Freigabe durch die StudentIn noch Korrekturen in diesem Bereich notwendig sind, muss die BetreuerIn das Häkchen bei der Freigabe der StudentIn entfernen und dann die StudentIn die Daten korrigieren und neuerlich freigeben.
• In den bibliographischen Daten der Abstracts müssen alle Angaben mit denen auf der gedruckten Arbeit übereinstimmen. Diese Angaben bleiben also auch im Falle von späteren Namensänderungen der StudentIn, der BetreuerIn oder der Org-Einheit unverändert - siehe die entsprechenden Hinweise zur Suche.
• In seltenen Spezialfällen kann es passieren, dass die Übertragung der von der Studienabteilung in BOKUonline eingegebenen Daten in den Abstracts-Datensatz nicht automatisch funktioniert. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an die Hotline hotline(at)boku.ac.at - wir sorgen dann dafür, dass die Datenübertragung wieder richtig erfolgt.

• Nächster Schritt: Die BetreuerIn gibt die Daten frei.